Irgendwann kommt der Moment in jedem Unternehmen, in dem jemand fragt: Wie viele Überstunden hat das Team eigentlich gesammelt? Oder, wenn Projekte in Rechnung gestellt werden: Wie viel Zeit haben wir eigentlich in die einzelnen Leistungen gesteckt? Und dann folgt Stille. Oder eine Excel-Tabelle, die niemand konsequent gepflegt hat. Eine vage Schätzung, die am Ende dazu führt, dass eine Rechnung zu niedrig ausfällt oder ein Kunde zu viel bekommt. Wer keine verlässlichen Daten hat, trifft Entscheidungen aus dem Bauch. Manchmal geht das gut. Meistens nicht.
Die richtige Zeiterfassungssoftware löst diese Probleme, ohne neuen Aufwand zu erzeugen. Die Frage ist nur, welche. Die folgenden acht Lösungen gehören zu den meistgenutzten im deutschsprachigen Raum. Dieser Zeiterfassung-Software-Vergleich zeigt, was jedes Tool leistet und für wen es sich eignet. Der Preis ist für die geringste Laufzeit angegeben.
| Zeiterfassung | Clockodo | Clockify | clockin | Personio | Toggl Track | Memtime | TimeTac |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Fokus | Erfassung im Büro in DACH | Erfassung im Büro international | Mobile Erfassung in DACH | Komplette HR-Lösung | Erfassung im Büro international | Automatisches Erfassen von Aktivitäten | Erfassung am Terminal |
| Arbeitszeiten | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ (ohne Abwesenheiten) | ✓ |
| Projektzeiten mit Kunde/Projekt/Leistung | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Integrationen Rechnungstools | 14 | 6 | 3 | 0 | 1 | 0 | 0 |
| DSGVO-konform | ✓ | ✗ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Preis pro Nutzer im Monat (Arbeits- und Projektzeiten) | 10 bis 12 Euro | 9,99 bis 15,99 Euro | 6,99 bis 9,99 (plus Add-Ons) | Auf Anfrage | 0 bis 20 Euro | 15 bis 30 Euro | 20,90 Euro (+ 23 Euro Grundgebühr) |
Für jeden Anbieter schaut der Vergleich dieselben Punkte an:
Clockodo ist eine spezialisierte Zeiterfassung für Dienstleister und projektbasierte Teams im DACH-Raum aus Deutschland. Im Gegensatz zu einer All-in-One-Agentursoftware liegt der Fokus auf Arbeits- und Projektzeiterfassung, Auswertung und Abrechnung über bestehende Buchhaltungssysteme. Besonders geeignet ist Clockodo für Agenturen, Beratungen und andere Dienstleistungsunternehmen mit mehreren Kundenprojekten.
Geeignet für: Agenturen, Dienstleister und KMUs im DACH-Raum, die Arbeits- und Projektzeiten in einem Tool erfassen, auswerten und über bestehende Buchhaltungssoftware abrechnen wollen
Preis: ab 4 Euro pro Nutzer im Monat für Arbeitszeiterfassung, ab 10 Euro plus Projektzeiterfassung, kostenlose Projektzeiterfassung für 1 Nutzer
Clockify ist ein international ausgerichtetes Arbeitszeiterfassungs-Tool mit kostenlosem Einstieg für fünf Nutzer aus den USA. Im Gegensatz zu DACH-fokussierten Tools speichert Clockify personenbezogene Daten wie Namen und E-Mail-Adressen auf Servern in den USA. Gut geeignet ist Clockify für internationale Teams und Startups, die ohne Budget starten und keine länderspezifischen Compliance-Anforderungen haben.
Stärken:
Geeignet für: Internationale Teams, Freelancer und Startups, die kostenlos starten wollen und keine DSGVO-spezifischen Anforderungen an den Serverstandort haben
Preis: kostenloser Grundplan für fünf Nutzer, kostenpflichtige Tarife ab 3,99 Euro pro Nutzer im Monat für Arbeitszeiterfassung, ab 6,99 Euro mit ersten Funktionen zur Projektzeiterfassung
clockin ist eine deutsche mobile Zeiterfassungslösung mit Schwerpunkt auf Außendienst und Vor-Ort-Dokumentation. Im Gegensatz zu bürozentrierten Tools ist clockin auf die Erfassung von Projektzeiten, Fotos und Dokumenten direkt per Smartphone spezialisiert. Besonders geeignet ist clockin für Teams im Handwerk, Bau oder Außendienst, die Zeiten und Nachweise unterwegs erfassen wollen.
Stärken:
Geeignet für: Teams mit hohem Mobilitätsbedarf, die Projektzeiten schnell per App erfassen und dokumentieren wollen, zum Beispiel im Handwerk, Bau oder Außendienst
Preis: Arbeitszeiterfassung ab 3,99 Euro pro Monat und Nutzer, ab 6,99 Euro plus Projektzeiterfassung, ab 9,99 Euro mit Foto-, Skizzen- und Notizfunktion
Personio ist eine vollständige HR-Plattform aus Deutschland, in die Zeiterfassung für Unternehmen als Modul eingebettet ist. Im Gegensatz zu spezialisierten Zeiterfassungstools steht bei Personio die Personalverwaltung im Mittelpunkt: Recruiting, Onboarding, Abwesenheitsmanagement und Lohnabrechnung laufen in einem System zusammen. Besonders geeignet ist Personio für Unternehmen, die Zeiterfassung als Teil ihrer HR-Prozesse abbilden wollen und keine Projektabrechnung gegenüber Kunden benötigen.
Stärken:
Geeignet für: Unternehmen, die ein zentrales HR-System suchen und Zeiterfassung als Teil der Personalverwaltung abbilden wollen, ohne den Fokus auf Projektabrechnung zu legen
Preis: individuell auf Anfrage
Toggl Track aus Estland ist ein international ausgerichtetes Zeiterfassungs-Tool für Teams mit breitem Integrations-Ökosystem. Im Gegensatz zu DACH-fokussierten Tools wie Clockodo arbeitet Toggl Track primär mit internationalen Plattformen wie Asana, Trello und Google Calendar, während Schnittstellen zu deutschen Buchhaltungstools und voreingestellte deutsche Arbeitszeitregelungen fehlen. Besonders geeignet ist Toggl Track für dezentrale, international arbeitende Teams, die bereits in einer englischsprachigen Tool-Welt arbeiten.
Stärken:
Geeignet für: International arbeitende Teams und Freelancer, die eine flexible Zeiterfassung ohne DACH-spezifische Anforderungen suchen und bereits in einer englischsprachigen Toolwelt arbeiten
Preis: kostenloser Plan für kleine Teams, Arbeits- und Projektzeiterfassung und/oder mehr Nutzer ab 10 Euro im Monat pro Nutzer
Memtime aus Deutschland verfolgt einen anderen Ansatz als klassische Zeiterfassungstools. Im Gegensatz zu aktiver Erfassung per Timer zeichnet Memtime alle Computeraktivitäten automatisch im Hintergrund auf und Nutzer ordnen die Zeiten am Ende des Tages per Drag and Drop Projekten zu. Besonders geeignet ist Memtime für Berater, Anwälte und Entwickler, die zwischen vielen Aufgaben wechseln und Zeit lieber automatisch erfassten Aktivitäten zuordnet als sie aktiv zu tracken.
Stärken:
Geeignet für: Einzelpersonen und Teams, die Zeit am Computer automatisch erfassen und zuordnen statt aktiv tracken wollen, zum Beispiel Berater, Anwälte oder Entwickler mit vielen parallelen Aufgaben
Preis: ab 15 Euro pro Nutzer und Monat für Arbeits- und Projektzeiterfassung
TimeTac ist eine österreichische Projektzeiterfassungs-Software mit Schwerpunkt auf physischer Anwesenheitserfassung per Terminal. Im Gegensatz zu softwarebasierten Lösungen ermöglicht TimeTac das Einstempeln am Gerät vor Ort, ohne dass Mitarbeiter ein eigenes Smartphone oder einen Computer benötigen. Besonders geeignet ist TimeTac für Produktionsbetriebe, Handwerksunternehmen und Unternehmen mit Schichtbetrieb, die physische Präsenzerfassung in den Vordergrund stellen.
Stärken:
Geeignet für: Industrieunternehmen, Produktionsbetriebe, Handwerksbetriebe und Unternehmen mit Schichtbetrieb, die physische Anwesenheitserfassung per Terminal benötigen.
Preis: 6,20 Euro pro Nutzer im Monat für Arbeitszeiterfassung, 3,90 Euro pro Nutzer im Monat für Urlaubsverwaltung, 10,80 Euro pro Nutzer im Monat für Projektzeiterfassung
Seit Februar 2024 setzt Storypark Clockodo ein, um Zeiten, Projekte und Abwesenheiten effizient zu organisieren. „Früher hat die Aufbereitung einer Abrechnung 20 Minuten gedauert, heute mit Clockodo nur noch fünf. Allein das spart uns jede Menge Zeit.”
Jetzt Evas ganze Geschichte von der PR-Agentur Storypark lesen!
Kein Tool in diesem Zeiterfassung-Software-Vergleich ist für alle die beste Wahl. Die Entscheidung hängt davon ab, was im Mittelpunkt steht.
Wer im DACH-Raum Dienstleistungen erbringt, Projekte abrechnet und dabei den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden muss, braucht ein Werkzeug, das zuverlässig funktioniert, ohne selbst zur Aufgabe zu werden. Clockodo vereint Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung in einer Software, die auf deutschen Servern läuft und sich direkt an die gängigen Buchhaltungstools im deutschsprachigen Raum anbinden lässt. Der Support ist auf Deutsch und kostenlos erreichbar. Vierzehn Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Die Testphase endet automatisch, ohne Verpflichtungen.
Das hängt davon ab, was im Mittelpunkt steht. Für Unternehmen, die Arbeitszeiten rechtssicher dokumentieren und Projektzeiten gegenüber Kunden abrechnen wollen sowie hauptsächlich im Büro arbeiten, ist Clockodo eine der meistgenutzten Lösungen im deutschsprachigen Raum. Die Software läuft auf deutschen Servern, ist DSGVO-konform und lässt sich direkt an gängige Buchhaltungstools wie Lexware Office oder sevdesk anbinden.
Bechtle
Peerigon GmbH
Phoenix Logistik
Fidea
