Vergleich Projektzeiterfassung: Clockodo vs. ZEP

Kurzüberblick: Clockodo und ZEP im Vergleich

Clockodo und ZEP sind beides vielfältige Projektzeiterfassungen. Im Kern unterscheiden sie sich vor allem im Setup: Clockodo integriert bestehende Programme nahtlos mithilfe vieler verschiedener Schnittstellen und lässt sich nahtlos in Ihre bestehende Softwarewelt einbinden. ZEP hingegen ersetzt andere Software wie etwa Buchhaltungstools und strukturiert Workflows neu. 

Beide Zeiterfassungen bieten wichtige Funktionen zur Arbeits- und Projektzeiterfassung. Welche sich besser eignet, kommt auf das bestehende Setup im Unternehmen an.

Kurzüberblick: Clockodo und ZEP im Vergleich

Diese Gegenüberstellung zeigt bereits einen wichtigen Punkt: Beide Systeme erfüllen ähnliche Kernaufgaben. Während Clockodo schnelle Projektzeiterfassung mit dynamischen, sortierbaren Projekten bietet und bestehende Tools integriert, zentriert ZEP fast alle Prozesse in der eigenen Software und bietet einzelne Berichtstypen. Clockodo überzeugt dadurch mit leicht verständlichen Strukturen und kurzen Klickwegen, während ZEP durch viele Optionen eine komplexere Bedienung erfordert. 

Wer bereits Tools wie Lexware Office, easybill, sevdesk, bexio oder Projektmanagement-Tools benutzt, kann diese in wenigen Schritten mit Clockodo verbinden. ZEP bietet wenige Anbindungen, teils mit geringem Funktionsumfang, und Rechnungen müssen in der Anwendung selbst erstellt werden.

Wem hilft dieser Vergleich bei einer Entscheidung für eine Zeiterfassung?

In diesem Vergleich erfahren kleine und mittlere Unternehmen, welche Projektzeiterfassung am besten in ihren Alltag passt. Besonders Agenturen, Dienstleister oder Kanzleien profitieren von einer passenden Projektzeiterfassung, die ihre Prozesse unterstützt und Einblicke in wichtige Daten gibt. Welche Projektzeiterfassung besser ist, hängt von den Wünschen und Voraussetzungen im Alltag ab.

Detaillierter Funktionsvergleich von Clockodo und ZEP

Was kann die Projektzeiterfassung Clockodo?

Clockodo ist eine Software für Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung. Unternehmen erfassen Zeiten im Browser, über eine Desktop-App oder über mobile Anwendungen. Der Fokus liegt auf einer klaren Struktur und einer einfachen Bedienung. Mitarbeiter starten eine Zeitbuchung direkt über eine Stoppuhr oder tragen Zeiten nachträglich ein. Jede Buchung lässt sich einem Kunden, einem Projekt und einer Leistung zuordnen. Berichte zeigen Rentabilität und Auslastung der Projekte.

Neben der Projektzeiterfassung enthält das System auch Funktionen für klassische Arbeitszeiterfassung. Dazu gehören Plus- und Minusstunden, Abwesenheiten und eine Übersicht über Arbeitszeiten im Team. 

Was kann die Projektzeiterfassung ZEP?

ZEP ist ebenfalls eine Software für Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung inklusive Stundenkonten mit Überstunden, Abwesenheiten und einigen Projektberichten. Rentabilität von Projekten und Überstunden von Mitarbeitern lassen sich damit genauso überprüfen. Das Tool bringt Rechnungsstellung, Dokumentenverwaltung und Reisekostenabrechnung intern mit, wird dadurch aber automatisch komplexer und unübersichtlicher. 

Vergleich Clockodo und ZEP

Projektzeiterfassung in Stoppuhr und Formular

In Clockodo lassen sich Projektzeiten live während der Arbeit erfassen. Eine Stoppuhr startet die Zeitbuchung und stoppt sie nach Abschluss einer Aufgabe. Die Buchung landet schon während sie läuft im passenden Bericht. Für eine schnelle Bedienung lassen sich Favoriten erstellen, Kalender integrieren und bereits erfasste Kombinationen direkt neu starten.

ZEP erfasst Projektzeiten dagegen über Zeitfenster oder nachträgliche Zuordnung, nur die Arbeitszeiterfassung erfolgt live. Favoriten oder ähnliche Kniffe für schnellen Zugriff gibt es nicht.

Dynamischer Baukasten vs. einzelne starre Berichte

Beide Tools stellen erfasste Einträge und Rentabilität in Berichten dar. Der entscheidende Unterschied liegt darin, wie flexibel Sie diese Daten auswerten können.

Die Projektberichte entstehen bei Clockodo unter anderem in einem flexiblen Berichtsbaukasten. Nutzer filtern Daten nach Zeitraum, Kunde, Projekt, Leistung, Abrechenbarkeit, Beschreibung oder Mitarbeiter. Ergebnisse lassen sich anschließend sortieren, so dass unterschiedlichste Hierarchien und Gruppierungen möglich sind. Dadurch entsteht schnell ein individueller Überblick über Projektfortschritt und Ressourcenverbrauch, und das mit wenigen Klicks.

ZEP legt den Fokus auf viele einzelne Berichte, die sich zwar nach vorhandenen Komponenten filtern, jedoch nicht sortieren lassen. Ähnliche Einblicke wie bei Clockodo sind möglich, für verschiedene Blickwinkel ist es aber immer nötig, einen neuen Bericht zu suchen und zu öffnen. Einen dynamischen Baukasten wie bei Clockodo für individuelle Berichte gibt es hier nicht.

Integrationen vs. interne Funktionen

Clockodo verbindet sich mit verschiedenen externen Systemen. Dazu gehören unter anderem Buchhaltungsprogramme und Lohnabrechnungstools, Terminals und weitere Lösungen. Unternehmen übertragen erfasste Zeiten direkt in diese Anwendungen. Dadurch entstehen durchgängige Abläufe mit bereits im Unternehmen etablierten Tools. Nutzer, die beispielsweise bereits ein Buchhaltungstool ihrer Wahl im Einsatz haben, können dies weiterhin nutzen und über die Schnittstelle gleichzeitig von verlässlichen Zeit- und Projektdaten von Clockodo profitieren.

ZEP hingegen erweitert die eigene Zeiterfassung um zusätzliche Funktionen rund um Projektarbeit, etwa Rechnungsstellung, Ressourcenplanung, Tickets und Dokumentenmanagement. Die ergänzenden Module bieten einige Zusatzfunktionen, sind jedoch kostenpflichtig und erhöhen den Gesamtpreis und die Komplexität der Software. Anbindungen an externe Tools, wie etwa zur Buchhaltung, sind deswegen nur begrenzt vorhanden.

Support und Hilfe bei der Einrichtung

Ein deutschsprachiger Clockodo-Support unterstützt Unternehmen kostenlos bei Fragen zur Nutzung der Software. Unternehmen erhalten schnelle Hilfe per Telefon oder E-Mail bei der Einrichtung und Anwendung.

Auch ZEP bietet deutschsprachigen telefonischen und schriftlichen Support für seine Nutzer, die kostenlose Hilfe zur Einrichtung für den Start ist allerdings begrenzt auf drei Termine.

Individuelle Oberflächen

Die Benutzeroberfläche von Clockodo ist nicht individuell einstellbar. Lediglich das Firmenlogo lässt sich hochladen und auf den Exporten nutzen.

ZEP bietet mehr Einstellungsmöglichkeiten und erlaubt etwa die Wahl einer Grundfarbe oder eines Dark Modes.

Preisgestaltung

Clockodo bietet in der Projektzeiterfassung den Pro-Tarif für 10 Euro pro Nutzer im Monat an. Lediglich ein paar weitere Zusatzfunktionen sind dort exkludiert, die es für 2 Euro mehr im ergänzenden Plus-Paket gibt. Insgesamt kommen Unternehmen auf maximal 12 Euro pro Nutzer und Monat. Für Einzelnutzer gibt es einen kostenlosen Free-Tarif.

ZEPs Preisgestaltung richtet sich nach den Modulen, die man einzeln dazubuchen kann. Im Grundtarif sind wenige Funktionen enthalten, dafür können Unternehmen sich die Module individuell zusammenstellen. Ein ähnliches Setup wie der Pro Plus-Tarif von Clockodo mit 12 Euro bietet, kostet hier über 20 Euro pro Nutzer und Monat. Projektzeiterfassung startet bei 7 Euro, allerdings ohne Umsätze & Kosten und Abwesenheiten & Überstunden.

Ein Beispiel: Um in ZEP Abwesenheiten und Überstunden sowie Umsätze und Kosten zu sehen und einen Export der Daten für die Buchhaltung zu ermöglichen, zahlen Unternehmen 23,50 Euro pro Nutzer und Monat. Für zehn Nutzer sind dies 2.820 Euro im Jahr. Dasselbe Setup gibt es bei Clockodo für 10 Euro pro Nutzer und Monat, im Jahr also für 1.200 Euro.

Clockodo in der PR-Agentur Storypark

Seit Februar 2024 setzt Storypark Clockodo ein, um Zeiten, Projekte und Abwesenheiten effizient zu organisieren. „Früher hat die Aufbereitung einer Abrechnung 20 Minuten gedauert, heute mit Clockodo nur noch fünf. Allein das spart uns jede Menge Zeit.”
Jetzt Evas ganze Geschichte von der PR-Agentur Storypark lesen!

Für wen eignet sich Clockodo besser?

Clockodo eignet sich vor allem für Unternehmen, die ihre Projekte schnell und dynamisch mit individuellen Reports überwachen möchten. Agenturen oder Beratungsunternehmen profitieren besonders stark von einer Live-Zeiterfassung und flexiblen Berichten. Ein weiterer Vorteil entsteht in Unternehmen mit bestehender Softwarelandschaft. Wenn Sie bereits eine Rechnungssoftware nutzen, verbindet diese schnell und einfach über Schnittstellen mit der Zeiterfassung. Dadurch entsteht ein leistungsstarkes System aus spezialisierten Tools.

Für wen ist ZEP die sinnvolle Lösung?

ZEP passt in Unternehmen, die ihre Prozesse bewusst nur in einem großen, umfassenden System führen möchten. Firmen ohne separate Tools finden in ZEP eine Komplettlösung, allerdings zum höheren Preis.

Fragen bei der Auswahl des richtigen Zeiterfassungstools

Die Entscheidung zwischen zwei Systemen hängt selten nur von verfügbaren Funktionen ab. Wichtiger sind die Anforderungen eines Unternehmens. 

Folgende Fragen helfen bei der Einordnung: 

• Wollen Sie Projektzeiten live erfassen?
  Dann ist Clockodo die richtige Wahl. ZEP erfasst Projektzeiten nur nachträglich.
• Nutzen Sie bereits Tools wie eine Buchhaltungssoftware?
  Clockodo lässt sich mit über 46 externen Tools verbinden. Bei ZEP sind es neun.
• Brauchen Sie flexible, individuelle Berichte?
  Mit dem Clockodo-Berichtsbaukasten filtern und sortieren Sie Daten nach Ihren Bedürfnissen. ZEP bietet einzelne starre Berichte ohne Sortierfunktion.
• Wächst Ihr Unternehmen und steigt der Funktionsbedarf?
  Clockodo skaliert mit Ihnen, ohne dass die Bedienung komplexer wird.
• Wie technikaffin ist Ihr Team?
  Clockodo ist intuitiv aufgebaut und erfordert kaum Einarbeitungszeit. ZEP bietet mehr Funktionen, ist dafür aber komplexer in der Bedienung.

Fazit: Die passende Lösung hängt vom Arbeitsstil ab

Clockodo und ZEP lösen ein ähnliches Problem. Beide Systeme erfassen Projektzeiten und schaffen Transparenz über Arbeitsaufwand.

Für kleine und mittlere Unternehmen, die Dienstleistungen anbieten – etwa Agenturen, Kanzleien oder Architekturbüros – zeigt sich jedoch ein klarer Vorteil bei Clockodo: Die Kombination aus Live-Zeiterfassung, einfacher Bedienung und flexiblen, individuell anpassbaren Berichten unterstützt genau die Arbeitsweise dieser Unternehmen. Gleichzeitig fügt sich Clockodo nahtlos in bestehende Tools wie Buchhaltung oder Lohnabrechnung ein, die in ihren jeweiligen Bereichen spezialisiert sind.

ZEP bleibt dennoch eine leistungsfähige Alternative, insbesondere für Unternehmen, die möglichst viele Prozesse in einem zentralen System bündeln möchten. Durch zusätzliche Module wie Rechnungsstellung, Ressourcenplanung oder Dokumentenmanagement eignet sich ZEP vor allem für Organisationen mit dem Wunsch nach einer All-in-One-Lösung. 

Die Wahl hängt deshalb vor allem vom eigenen Arbeitsstil und dem bestehenden Setup ab. Unternehmen, die bereits externe Software wie eine Buchhaltungslösung im Einsatz haben, bevorzugen oft eine spezialisierte Zeiterfassung mit klarer Struktur. Andere möchten ein umfassendes System nutzen, das Zeiterfassung mit anderen Features direkt kombiniert.

Hinweis: Dieser Vergleich wurde aus der Perspektive von Clockodo erstellt und dient dazu, Unterschiede in der Eignung für verschiedene Unternehmen aufzuzeigen. Ziel ist es, transparent darzustellen, für welche Anwendungsfälle Clockodo konzipiert ist – und wann andere Lösungen wie ZEP besser passen. 

Disclaimer: Die in diesem Artikel genannten Informationen zu ZEP basieren auf öffentlich zugänglichen Quellen, Testzugängen und dem aktuellen Funktionsstand zum Zeitpunkt der Erstellung (13.03.2026). Trotz sorgfältiger Recherche kann nicht vollständig ausgeschlossen werden, dass einzelne Funktionen umfangreicher, anders umgesetzt oder inzwischen weiterentwickelt wurden. Dieser Vergleich erhebt daher keinen Anspruch auf absolute Vollständigkeit und sollte als Orientierung verstanden werden, nicht als endgültige technische Bewertung.