Wie funktionieren Zeiterfassungssysteme?

Zeiterfassungssysteme sind mittlerweile ausgereifte Programme, die Analysen, Kalender und Schnittstellen bieten. Lernen Sie Arbeitszeiterfassung mit clockodo kennen!

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Zeiterfassungssysteme für Mitarbeiter UND Kunden

Über das reine Aufnehmen von Arbeitszeit sind die meisten Zeiterfassungssysteme längt hinaus. Zwischen Start und Stopp einer Zeiterfassungssoftware geschieht der Arbeitsalltag für viele verschiedene Kunden. Deswegen gehen neue Systeme weiter und nehmen die Zeiten direkt kunden- und projektbasiert auf. Das sorgt dafür, dass Berichte auf die Minute genau zeigen, wer wie lange für wen arbeitet.

Die meisten Zeiterfassungssysteme schlagen also zwei Fliegen mit einer Klappe: Sie führen Arbeitszeitkonten für Mitarbeiter mit Plus- und Minusstunden und gleichzeitig dokumentieren sie die Projektarbeit für Vorgesetzte und Kunden.

Was macht ein gutes Zeiterfassungsprogramm aus?

In einer sinnvollen Anwendung greifen alle Funktionen ineinander. Alle Nutzer nehmen gleichzeitig die eigene Arbeitszeit und die Zeit für den jeweiligen Kunden auf. Gute Zeiterfassungssysteme nutzen die Daten im Anschluss weiter. In Echtzeit zeigen detaillierte Auswertungen sowohl Überstunden als auch Projektberichte. Die Daten lassen sich sogar an Drittanbieter weitergeben, zum Beispiel zur automatischen Rechnungserstellung in anderen Systemen.

Darüber hinaus stellen Mitarbeiter ihre Abwesenheitsanträge direkt online im System. Der Vorgesetzte bekommt eine Benachrichtigung und kann Urlaubs- und Krankheitsanträge genehmigen oder ablehnen.


Da für die Arbeitszeiterfassung Software zum Einsatz kommt, lassen sich viele individuelle Einstellungen tätigen. Einschränkungen für den Zugriff, automatische Abwesenheitskalender und individuelle Angaben für jeden Mitarbeiter machen Zeiterfassungssysteme zur ganz eigenen Lösung. Eine gute Software passt sich dem Kunden an, nicht andersherum.

Wie funktioniert die Zeiterfassungssoftware clockodo Schritt für Schritt?

clockodo ist eins der Zeiterfassungssysteme, die mit wenigen Klicks alles auf einmal realisieren. Beliebig viele Nutzer loggen sich ein und starten jeweils sekundengenau eine eigene Stoppuhr. Bei Vergessen bearbeiten Mitarbeiter oder Vorgesetzter die Zeiten einfach direkt im System. Ein kleiner Vermerk weist auf eine Änderung hin. Die aufgenommenen Zeiten fließen in Mitarbeiterberichte mit Überstunden und Minusstunden.


Die Pausen lassen sich hier ebenfalls verwalten. Angestellte buchen sie selbst oder das Zeiterfassungssystem zieht die Zeit automatisch ab, wenn sie es vergessen. Dazu hält es die rechtlichen Zeitgrenzen ein. Urlaubs- und Krankheitstage verwaltet das Abwesenheitssystem inklusive Genehmigungsprozess.

Mehr Funktionen im Zeiterfassungsprogramm clockodo

Wer über die reine Arbeitszeiterfassung hinaus möchte, bucht die jeweiligen Einträge direkt auf Kunden. Ohne Umweg lassen sich Kunde, Projekt, Leistung und Beschreibung auswählen und deren Zeit addiert das System automatisch. Nutzer, die bereits eine verknüpfbare Rechnungsanwendung haben, importieren ihre Kunden ganz bequem von dort in die Zeiterfassung.

Als Cloudlösung hat clockodo sofort sämtliche Zeiteinträge für alle Kunden zur Verfügung. In Echtzeit sehen Geschäftsführer alle Daten und erstellen individuelle Berichte direkt in der Zeiterfassungssoftware. Diese exportieren sie als PDF oder CSV-Datei.


Verschiedene Einstellungen runden das Zeiterfassungsprogramm ab. Stundensätze und Budgetprojekte bieten volle Kostenkontrolle. Soll-Stunden und Pausenregelungen behandeln jeden Mitarbeiter persönlich. So machen Nutzer Zeiterfassungssysteme wie clockodo zu ihrer ganz persönlichen Anwendung.

 

 

Zeiterfassungssysteme testen

clockodo ist eine Cloudlösung und erfordert keine Installation. Alle Nutzer loggen sich im Browser oder in der App ein und tracken ihre Zeiten. Dazu erstellt eine Person einen Account und lädt von dort weitere Nutzer ein. Jeder von ihnen kann die Software auf Deutsch oder Englisch nutzen. Die clickbits GmbH entwickelt das Zeiterfassungssystem ständig weiter, damit alles passt.

14 Tage lang testen Sie clockodo am besten direkt im Betriebsalltag. Die Cloud speichert dazu Ihre Daten auf einem deutschen Server. Nach einer Kündigung bewahrt die clickbits GmbH Ihre Daten noch 30 Tage lang auf. Die Einträge von bestehenden Abonnements sind in der Cloud und auf einem zweiten Sicherheitsserver gespeichert.

Was sollten Zeiterfassungssysteme können?

Einfache Bedienung

Mobile Verfügbarkeit

Mitarbeiter und Kunden erfassen

Detaillierte Berichte

Abwesenheitskalender

Schnittstellen

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