Besseres Zeitmanagement mit 17 simplen Tipps


Ein voller Terminkalender, lange To-Do-Listen und viele spontane Aufgaben und Fragen – der Arbeitsalltag ist oft erschöpfend. Besonders Führungskräfte und Arbeitnehmer mit Verantwortung leiden unter Stress am Arbeitsplatz. Deadlines rücken näher, Tasks fallen unter den Tisch, Überstunden häufen sich. Chef und Angestellte stehen unter Druck und die Qualität der Arbeit sinkt.

Ein sinnvolles Zeitmanagement schafft Abhilfe, indem es den Arbeitsalltag strukturiert. Wenn Sie wissen, was Sie wann zu tun haben, schieben Sie keine Aufgaben vor sich her. Sie planen nicht zu wenig Zeit ein und fangen nicht erst kurz vor knapp an. Eliminieren Sie Zeitdiebe wie ständige Fragen, lange Überlegungen und Prokrastination und brechen aus Ihren Gewohnheiten aus.

Eine Zeiterfassung ist ein sinnvolles Tool zu Ihrer Unterstützung.



Effektives Zeitmanagement ist Arbeitsorganisation

Die Zeit läuft immer gleich schnell und jeder Tag hat 24 Stunden. Woran liegt es, dass die einen Menschen die vorhandene Zeit sinnvoller nutzen als andere? Wie erledigen die einen alle Tasks in acht Stunden, während die anderen lange bleiben? Die Strukturierten betreiben nicht direkt Zeitmanagement, sondern vorausgeplante Selbstorganisation. Sie teilen den Tag oder die Woche zu Anfang genau ein. Das klingt anstrengend und einengend, wirkt nach hinten raus jedoch befreiend, wenn Sie in der regulären Arbeitszeit alles erledigen.

Selbst spontane Änderungen sind einfacher in eine Planung einzubringen als wenn Sie nicht mehr wissen, ob eine dringende Aufgabe in Ihre Tagesplanung passt. Andersherum besteht die Möglichkeit, dass Sie von vorn herein Zeitfenster für unerwartete Tätigkeiten freihalten.

Mit gutem Zeitmanagement teilen Sie die verfügbare Zeit in Phasen auf, für die bestimmte Aufgaben vorgesehen sind. Das funktioniert durch einen Zeitplan mit festgelegten Uhrzeiten oder Sie weisen wichtigen Aufgaben direkt mehr Zeit zu. Die vorausgehende Planung ist essenziell und verbraucht weniger Zeit als der Stress, den ein schlechtes Zeitmanagement verursacht. Wie eine solche Arbeitsorganisation aussieht, verraten 17 Tipps, gefolgt von drei konkreten Zeitmanagement Methoden.


17 einfache Zeitmanagement Tipps: Überlisten Sie die Zeitdiebe


Eine strukturierte Organisation ergibt sich aus einer sinnvollen Priorisierung, einer termingenauen Planung und dadurch, die eigene Arbeitsweise miteinzubeziehen. Im Folgenden gibt es für diese drei Schritte praktische Tricks.

Tipp „Priorisieren“: Die richtige Vorbereitung

Die richtige Priorisierung der Aufgaben ist das A und O im Zeitmanagement. Wichtige Aufgaben sind zuerst an der Reihe, weniger wichtige erst, wenn die anderen erledigt sind. Unwichtige Tasks fallen gar nicht ins Gewicht. Die ABC-Methode unterscheidet zusammengefasst die einzelnen Aufgaben in drei Stufen: Der Buchstabe A kennzeichnet Aufgaben, die wichtig und dringend sind. B-Aufgaben sind weniger wichtig und C-Aufgaben unwichtig. Die ABC-Analyse funktioniert für verschiedenste Bereiche. Klassisch fallen 80 Prozent des Gewinns A-Aufgaben (oder A-Kunden, A-Produkten) zu, 15 Prozent B-, und fünf Prozent C-Aufgaben.

Wie lässt sich noch priorisieren?

Tipp „Planen“: Den Kalender im Blick


Eine effektive Arbeitsorganisation bestimmt den Erfolg des Zeitmanagements. Planen Sie für den Tag oder die Woche eine bestimmte Anzahl an Aufgaben ein. Diese erledigen Sie und verändern den Plan nur im Notfall. Arbeiten Sie nach der aufgestellten Priorisierung.

Tipp „Arbeitsweise beachten“: Sich selbst kennen

Nicht jeder arbeitet auf dieselbe Art und Weise. Für sich selber herauszufinden, welche Umstände förderlich sind und was einen motiviert, ist unerlässlich. Dass Sie ein Zeitmanagement und Ihre Ziele einhalten, setzt ein gutes Selbstmanagement voraus.


3 Zeitmanagement Methoden für Ihren Alltag

Eisenhower Methode: Priorisieren


Die Zeitmanagement-Methode nach dem Eisenhower-Prinzip sortiert alle Aufgaben in einer Matrix. Diese Matrix besteht aus zwei mal zwei Quadranten. Oben links stehen alle Aufgaben, die sowohl dringend als auch wichtig sind. Diese Aufgaben stehen auf Ihrer eigenen Liste ganz oben. In der Matrix oben rechts finden sich Tasks, die nicht dringend, jedoch wichtig sind. Solche Tasks erledigen Sie zu einem späteren Zeitpunkt. In der unteren Zeile der Matrix stehen links die dringenden, aber unwichtigen Aufgaben. Diese delegieren Sie an einen Mitarbeiter oder Kollegen. Ins letzte Feld gehören die nicht dringenden, unwichtigen Tasks. Sie sprengen die Möglichkeiten Ihres Zeitmanagements und wandern in den Papierkorb.


ALPEN Methode: Ablauf planen

Im Zeitmanagement steht ALPEN für die Reihenfolge von Projektinhalten:

  • Aufgabe: Welche Aufgaben fallen an?
  • Länge: Wie lange brauche ich für die Aufgaben?
  • Puffer: Wann bin ich frühestens fertig? Auf den Zeitpunkt schlage ich noch Zeit auf, um sicherzugehen.
  • Entscheidung: Welche Aufgaben übernehme ich selbst? Passt der Zeitplan? Welche Tasks kürze ich ein? Wie sind die Prioritäten?
  • Nachkontrolle: Ist alles erledigt? Habe ich die Vorgaben eingehalten? Haben sich Fehler eingeschlichen?

Mit der ALPEN-Methode planen Sie im Zeitmanagement auch mit ein, dass Sie Entscheidungen treffen und kontrollieren. Priorisieren Sie und entscheiden, welche Aufgaben Sie selbst erledigen. Dem Puffer fällt ebenfalls ein Zeitraum zu, den Sie mit einbeziehen. Die Nachkontrolle nimmt Zeit ein, spart aber eine Korrekturschleife, wenn Sie Fehler vor der Abgabe entdecken.

Für die tatsächliche Arbeit sieht das Prinzip 60 Prozent der Zeit vor. Die anderen 40 Prozent entfallen auf Pufferzeiten und andere Aktivitäten wie spontane Aufgaben oder soziale Kontakte. So deckt die ALPEN-Methode nicht nur die Aufgabe an sich ab, sondern auch alles, was zusätzlich anfällt.


Pareto-Prinzip: Aufwand kalkulieren

Das nach Vilfredo Pareto benannte Prinzip besagt, dass 80 Prozent des Erfolgs mit 20 Prozent Aufwand erzeugt werden. Die restlichen 20 Prozent Erfolg benötigen die anderen 80 Prozent des Aufwandes. Finden Sie heraus, wo Sie mit wenig Aufwand viel erreichen. Sie ermitteln dadurch, welche Aufgaben Sie zuerst erledigen, um einen großen Effekt zu erzielen. Machen Sie sich klar, dass die anderen 20 Prozent Erfolg viermal so viel Einsatz brauchen. Sie entscheiden von Fall zu Fall, ob Sie diese Arbeit dann noch machen. Perfektion ist laut Pareto-Prinzip unproduktiv und die Zeit, die für die letzten 20 Prozent Erfolg nötig wäre, ist woanders besser genutzt.


Zeitmanagement Tools: Arbeitsorganisation leicht gemacht

Im Arbeitsalltag geht oft die Erkenntnis unter, wie viel Zeit eine bestimmte Aufgabe überhaupt verbraucht. Es ist sinnvoll, seine eigene Arbeitszeit zu verfolgen und sich aufzuschreiben, wann welche Tätigkeit angefallen ist. Das klassisch mit Zettel und Stift zu erledigen ist eine Möglichkeit, die aber häufig zum neuen Zeitdieb wird. Besser eignet sich eine digitale Zeiterfassung. Das Tool übernimmt diese Arbeit und läuft im Alltag nebenbei mit. Sie erleichtert die Planung und Priorisierung durch informative Berichte und Auswertungsmöglichkeiten zu Ihren Projekten auf der aufgewendeten Zeit.

Projektmanagement-Tools organisieren Ihre Aufgaben und Sie bestimmen, in welcher Reihenfolge und Priorität Sie diese abarbeiten. Verschiedene Funktionen ermöglichen, die Tasks zu verlinken, jemandem zuzuordnen und einen Zeitraum festzulegen. Die Programme geben Ihnen die Übersicht, welche Aufgaben noch anfallen und welche bereits fertig sind. Sie entlasten Ihre Denkarbeit und lösen eine chaotische Zettelwirtschaft und Notizen ab, die schnell verloren gehen.


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Wie Sie Ihr Zeitmanagement verbessern

In jedem Unternehmen gibt es Hürden und historisch gewachsene Situationen, die ein gutes Zeitmanagement erschweren. Besonders schwierig ist es, die Zuständigen zu bitten, ihre Arbeitsweise und Gewohnheiten zu ändern. Vorgesetzte dürfen sich beim Zeitmanagement nicht von festgewachsenen Strukturen aufhalten lassen. Machen Sie sich daher einen genauen Plan:

  • Wer bearbeitet welche Aufgabe?
  • Welche dieser Aufgaben benötigen die meiste Zeit?
  • Ist es möglich, dort Zeit einzusparen?
  • Ist die Aufgabenverteilung sinnvoll und sind alle gleichmäßig ausgelastet?
  • Ist es möglich, das Projekt an anderer Stelle voranzutreiben, wenn Sie auf etwas warten?
  • Lassen sich Voraussetzungen verbessern, zum Beispiel mehr Material lagern?
  • Gibt es eine Software, die Sie beim Zeitmanagement unterstützt?

Nichtsdestotrotz ist das Zeitmanagement je nach Branche verschieden. Von Beruf zu Beruf ist es unterschiedlich wichtig, spontane Aufgaben zu bearbeiten oder Fragen zu beantworten. Durch die schnelle Arbeitsweise und viele Möglichkeiten der Kommunikation lassen sich Störfaktoren nur bedingt eliminieren. Beachten Sie bei Ihrer Terminplanung deswegen, wie viel Zeit Sie für solch plötzlich aufkommende Tasks freihalten. Fallen diese doch nicht an, warten noch genügend andere Aufgaben, für die Sie den Freiraum nutzen.

Bleiben Sie zudem flexibel in Ihrer Zeitplanung. Wenn Sie wissen, wie viel Zeit Sie für eine Aufgabe eingeplant haben, lässt sich diese leichter durch neue, dringendere Ereignisse austauschen. Hier kommt Ihnen der Puffer zugute, den Sie für den alten Task vorgesehen haben.

Zeitmanagement ist vor allem Selbstmanagement. Mit den richtigen Methoden und einer strukturierten Planung lässt sich der Arbeitsalltag sinnvoll gestalten. Sie wägen ab, welche Aufgaben und Termine Sie tatsächlich wahrnehmen. Andere Tasks delegieren Sie oder lassen sie bleiben, wenn der Aufwand unverhältnismäßig hoch ist. Für die Aufgaben nehmen Sie sich im Voraus geplante Zeit passend zu Ihrer Leistungskurve und schotten sich für eine bessere Konzentration ab. Zeitdiebe wie Prokrastination, lange Diskussionen oder häufige Störungen vermeiden Sie möglichst. Steigern Sie Ihre eigene Produktivität und die des Unternehmens mit dem richtigen Zeitmanagement.