Kaum ein arbeitsrechtliches Thema ist in den letzten Jahren so präsent wie die Erfassung der Arbeitszeit. Das Gesetz zur Zeiterfassung verunsichert viele Unternehmen. Mit einem BAG-Urteil vom 13. September 2022 und Anhörungen des Bundestags im Oktober 2023 ist die Gesetzeslage nun konkreter:
Seit 2023 ist laut eines Referentenentwurfs für Unternehmen mit 10 oder mehr Mitarbeitern eine elektronische Arbeitszeiterfassung Pflicht.
Was kommt jetzt laut Gesetz zur Arbeitszeiterfassung auf Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu? Wir erklären, was das Urteil bedeutet, wie Unternehmen die digitale Zeiterfassung umsetzen können, und was HR dabei beachten muss.
Ein genaues Erfassen der Arbeitsstunden schützt laut EuGH-Urteilsbegründung die Gesundheit aller Mitarbeiter. Diesen Gedanken folgte auch das Bundesarbeitsgericht. Zu viele Überstunden stressen und können zu Krankheiten führen. Die HR-Abteilungen in Unternehmen sind deshalb damit beauftragt, gesunde Arbeitszeiten für Mitarbeiter und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherzustellen. Eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung sorgt dafür, dass die Arbeitszeit im gesunden Rahmen bleibt.
Vor allem in Zeiten von Homeoffice ist dies manchmal schwierig. Denn „mal eben abends eine E-Mail beantworten” oder dem Chef „schnell eine Idee schicken“ ist auch Arbeitszeit. Besonders zu Hause verschwimmen die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit. Ein bisschen länger am PC sitzenbleiben oder nach dem Abendessen schnell noch einmal in den internen Chat schauen – all das ist Arbeitszeit, die das Unternehmen vergüten muss. Oft fließt diese Arbeit im Homeoffice oder “on the go” nicht in die maximalen Stunden pro Tag ein.
Solche Stressfaktoren können ungesund sein. Gleichzeitig hat der Arbeitnehmer das Recht, auch diese Zeit vergütet zu bekommen. Überstunden hat das Unternehmen zu bezahlen oder dafür an anderer Stelle Freizeit zu gewähren. Das war schon vor den Urteilen zur Arbeitszeiterfassung so.
In 2024 ist die elektronische Arbeitszeiterfassung Pflicht, da bereits das BAG-Urteil von 2023 rechtlich bindend war. Somit sind seit 2023 alle Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeit aller Mitarbeiter zu erfassen. Streng genommen galt diese Verpflichtung laut Urteil sogar schon zuvor. Denn laut der Begründung ergibt sich das bereits aus dem aktuellen Arbeitsschutzgesetz, genauer § 3. Hubertus Heil, Bundesminister für Arbeit und Soziales, nannte die BAG-Rechtsprechung ein Grundsatzurteil. Alle Arbeitsgerichte richten sich in Zukunft danach.
Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sollen aufgezeichnet werden, und zwar elektronisch und in der Regel noch am selben Tag – so heißt es im Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales. Der Arbeitgeber ist für die Erfassung der Zeiten laut gesetzlicher Pflicht verantwortlich, aber auch andere können die Zeiten notieren. Dabei sollen laut des Gesetzesentwurfes von 2023 je nach Unternehmensgröße unterschiedliche Fristen zum spätestmöglichen Start der digitalen Zeiterfassung gelten.
Bei 10 oder weniger Mitarbeitern soll das Gesetz bis auf Weiteres noch die Zeiterfassung in Papierform erlauben, hier ist also kein elektronisches System Pflicht.
Vermutlich konkretisiert der Gesetzgeber in Zukunft mehr Details: Noch im Oktober 2023 fand eine Anhörung im Bundestag statt, bei der die genauen Vorgaben und Spielräume für die Umsetzung eines Gesetzes zur elektronischen Arbeitszeiterfassung diskutiert wurden. Auch einige Monate nachdem im April ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums für ein neues Gesetz veröffentlicht wurde, ist das letzte Wort zum Thema Arbeitszeit noch nicht gesprochen.
Nicht viel. Denn das Arbeitszeitgesetz galt bereits zuvor und Arbeitgeber und HR waren damit schon in der Pflicht, auf maximale Arbeitszeiten und Pausen zu achten. Lediglich die Erfassung der Arbeitszeit kommt mit der Entscheidung vom Bundesarbeitsgericht hinzu.
Die Folge einer Zeiterfassung sind verlässliche Daten über die Arbeitszeit. Diese verschaffen Arbeitnehmern und Arbeitgebern Sicherheit, zum Beispiel vor Gericht.
Arbeitszeiterfassung und Vertrauensarbeitszeit schließen sich nicht aus. Bei der Arbeitszeit nach Vertrauen erfüllen Angestellte ihre Aufgaben, ohne sich zwangsläufig nach festgelegten Stunden pro Tag zu richten. Dies können sie weiterhin tun, sie erfassen nur zusätzlich Start und Ende. War der Chef bis dato zufrieden damit, wenn Mitarbeiter nach fünf Stunden gingen, wird er es auch in Zukunft mit einer exakten Erfassung der Arbeitszeit sein. An die maximalen Stunden pro Tag aus dem Arbeitszeitgesetz mussten sich auch bisher schon alle halten. Die Zeiterfassung ändert daran nichts.
Sowohl das EuGH- als auch das BAG-Urteil gelten für alle Arbeitgeber und deren Arbeitnehmer, Ausnahmen sind nicht definiert. Das aktuell gültige Arbeitszeitgesetz macht jedoch Ausnahmen zum Beispiel für leitende Angestellte (§ 18 Arbeitszeitgesetz). Ob eine Regelung für Ausnahmen von der Zeiterfassung in Zukunft noch ähnlich bestimmt wird, bleibt abzuwarten. Bisher gibt es demnach offiziell keine Ausnahmen.
Unternehmer sind nicht dazu verpflichtet, selbst die Arbeitszeiten aller Angestellten zu notieren. Diese Aufgabe darf an die Mitarbeitenden delegiert werden, sodass jeder Arbeitnehmer seine eigenen Zeiten erfasst. Verantwortlich dafür, dass sie maximale Arbeitszeiten und Pausen einhalten, ist jedoch immer noch der Arbeitgeber – dieser trägt auch die Risiken, falls die Zeiterfassung nicht ausreichend laut Gesetz vorgenommen wird. Vorgesetzte oder HR Manager sollten deshalb auf jeden Fall alle ihrer Mitarbeiter für die dringende Notwendigkeit der gewissenhaften Stundenschreibung sensibilisieren.
Um alle Vorgaben zu erfüllen (objektiv, zugänglich, verlässlich), eignet sich eine digitale Stempeluhr am besten. „Objektiv, verlässlich und zugänglich“ fordert das EuGH. Was das genau bedeutet, muss der Gesetzgeber festlegen.
Zwar gibt es noch keine gesetzlichen Details dazu, wie die Arbeitszeit aufzuzeichnen ist. Eine digitale Zeiterfassungssoftware jedoch erfüllt die Forderungen des Urteils, im Gegensatz zu Stift und Zettel. Start, Ende und die Pausen der Arbeitszeit gehören in die Aufzeichnungen. Nur so lässt sich die exakte Zeit für einen Tag ermitteln.
Diese Vorteile bietet eine Software zur Arbeitszeiterfassung:
Für mobile Arbeitnehmer ohne feste Arbeitszeiten, etwa Paketdienste oder Zeitungszusteller, galt bereits eine Pflicht zur Zeiterfassung, sodass sich hier durch die aktuelle Gesetzeslage nichts ändert. Fast alle Methoden zur elektronischen Arbeitszeiterfassung funktionieren sowohl im Büro als auch unterwegs. Eine digitale Zeiterfassung, die alle Anforderungen der Urteile erfüllt, bietet meist eine mobile Zeiterfassungs-App für das Smartphone.
Arbeitszeiterfassung, beziehungsweise die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, schützt die Gesundheit der Arbeitnehmer. Ein Einblick für sie selbst und für Vorgesetzte ins System ist also notwendig, um das Arbeitsverhältnis überhaupt durchzuführen. Solche personenbezogenen Daten sind auf die DSGVO bezogen zulässig. Zusätzlich erhalten Behörden einen Zugang, wenn sie das Unternehmen prüfen. Niemand anderer hat Zugriff, zum Beispiel keine Kollegen. Die Berechtigung ist auf das notwendige Minimum beschränkt.
Wir haben die Lösung für Sie: Clockodo erfasst Kommen, Gehen und die Pausen aller Beschäftigten. Die digitale Zeiterfassung funktioniert auf verschiedenen Geräten gleichzeitig, zum Beispiel am PC und mit dem Smartphone. Eine Anbindung an ein Terminal, das am Eingang zum Betrieb hängt, ist ebenfalls möglich. Zusätzlich erfasst Clockodo auch Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit und mehr.
Alle Daten zur Arbeitszeit sind objektiv und verlässlich in der Cloud gespeichert, mit Zugriff für genau die Menschen, die ihn brauchen. Konform mit den Gesetzen und dem Datenschutz nimmt Clockodo den unnötigen Bürokram ab. Die Arbeitszeiterfassung läuft einheitlich im gesamten Unternehmen und passt zu jedem Arbeitszeitmodell. Bei Bedarf erfolgt auch direkt eine Projektzeiterfassung.
Wenn Unternehmen die Arbeitszeit nicht aufzeichnen, entstehen einige Risiken. Das BAG-Urteil hat ein Zeichen gesetzt: Arbeitszeiterfassung ist nun Gesetz und Pflicht. Auf Arbeitgeber ohne Zeiterfassung kommen Sanktionen zu.
Auch eine halbherzige Arbeitszeiterfassung birgt Risiken. Die aufgezeichneten Daten sollen im Falle eines Falles als Nachweis dienen, zum Beispiel für Prüf-Behörden oder vor Gericht, für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Unverlässliche Systeme, unleserliche oder gar verschwundene Zettel sind deswegen tabu.
Eine erhöhte Gefahr durch Betrug bei der Arbeitszeiterfassung besteht nicht. Im Gegenteil: Ohne eine Arbeitszeiterfassung lässt sich nur schwer sagen, wer täglich ein paar Minuten später kommt oder eher geht.
Das BAG-Urteil bezieht sich auf Paragraph 3 des Arbeitsschutzgesetzes. Dieser besagt, dass Arbeitgeber alle Maßnahmen ergreifen müssen, um die Gesundheit der Angestellten zu schützen. Spätestens seit dem Urteil gehört eine Zeiterfassung dazu. Der Gesetzgeber wird in Zukunft wahrscheinlich weitere Details zur Arbeitszeiterfassung festlegen.
Vor dem Urteil betraf eine Erfassung der Arbeitszeit laut Gesetz die Überstunden und Sonn- und Feiertagsarbeit (§ 16 (2) Arbeitszeitgesetz) sowie Minijobber und Branchen aus dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (§ 17 (1) Mindestlohngesetz). Das galt auch für mobile Beschäftigte, etwa Paketdienste. Arbeitgeber waren dort bereits verpflichtet, darauf zu achten, dass dies geschieht. Eine Maßgabe für das Zeiterfassungssystem existiert hier nicht. Die Entscheidungen vom EuGH und BAG haben zur Folge, dass sich der deutsche Gesetzgeber nun detailliert mit dem Wie auseinandersetzen muss.
Die Rechtsprechung hat Zeiterfassung zur Pflicht gemacht. Gesetzliche Details zum EuGH-Urteil sollten ursprünglich zeitgleich mit dem erhöhten Mindestlohn im Oktober 2022 kommen. Das BAG stellte schließlich noch in seinem Urteil von 2022 klar: Jeder Arbeitgeber sollte für jeden Arbeitnehmer ab sofort die Arbeitszeit erfassen. Die Bundesrechtsanwaltskammer und das Bundesministerium für Arbeit und Soziales informierten bereits im Frühjahr 2023 über Pläne zum Zeiterfassungsgesetz. Die Regierung konnte jedoch keine finale Version des Gesetzes entscheiden, weshalb der Entwurf bisher noch nicht umgesetzt wurde. Der Gesetzgeber wolle sich später um die Ausformulierung kümmern – 2024 sind demnach immer noch einige Fragen zur konkreten gesetzlichen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung offen.
Katharina Bensch
Bechtle
Peerigon GmbH
Phoenix Logistik
Fidea