Eine moderne Agentur braucht eine Zeiterfassung, die weit mehr kann als nur Arbeitsstunden zählen. Sie muss Projekte transparenter machen, Abrechnung vereinfachen, Entscheidungen im Tagesgeschäft stützen und die Zusammenarbeit im Team vereinfachen. Doch nicht jede Software deckt dieselben Anforderungen ab. Deshalb lohnt sich ein genauer Vergleich von Clockodo und clockin in Hinblick auf Features, die für Agenturen relevant sind.
Im direkten Vergleich zwischen Clockodo und clockin ergibt sich ein klares Ergebnis für verschiedene Anwendungsfälle:
Beide Tools bieten eine solide Zeiterfassung mit Projektzeiten, Urlaubsplanung und Stundenkonten. Dennoch richten sie sich an unterschiedliche Geschäftsmodelle und unterstützen jeweils andere Arbeitsrealitäten.
Dieser Artikel richtet sich an alle, die in einer Agentur Verantwortung tragen und im Alltag ständig zwischen Projektmanagement, Teamkoordination und Abrechnung jonglieren müssen. Wer das Gefühl kennt, dass Zeiten oft nicht sauber erfasst werden, Budgets schneller schmelzen als geplant oder Auswertungen nie so eindeutig sind, dem hilft dieser Vergleich der Projektzeiterfassungen Clockodo und clockin dabei, Klarheit zu gewinnen.
Damit Agenturen besser einschätzen können, welches Tool sich für ihr Unternehmen eignet, werden hier die wichtigsten Funktionsbereiche wie Zeiterfassung, Urlaubsplanung, Projektanalyse und mehr verglichen. Die meisten Tools bieten ähnliche Hauptfunktionen, doch für die Bewertung entscheiden oft die kleinen Details über den tatsächlichen Nutzen im Arbeitsalltag. Gerade diese Unterschiede zeigen, ob eine Software wirklich zum eigenen Geschäftsmodell passt oder im Einsatz eher zusätzliche Hürden schafft.
| Clockodo | clockin | |
| Zeiterfassung | ||
| Zeiterfassung am PC und mobil per App: | Ja | Ja |
| Überstunden pro Tag/Woche/Monat/Jahr: | Ja | Nein |
| Abwesenheitsplanung mit Genehmigung: | Ja | Nein |
| Standorterfassung: | Nein | Ja |
| Tätigkeiten planen: | Nein | Ja |
| Ermöglicht rechtskonforme Zeiterfassung: | Ja | Ja |
| GPS | In Planung | Ja |
| Projekterfassung | ||
| Kunden, Projekte, Tätigkeiten: | Ja | Ja |
| Individuelle Analysen: | Ja | Nein |
| Projektakte mit Fotos/Dokumenten: | Nein | Ja |
| Budgetkontrolle: | Ja | Ja |
| Sonstiges | ||
| Schnittstellen zu Rechnungstools: | 14 | 4 |
| Personalakte: | Nein | Ja |
| Kostenloser Support: | Telefonisch & schriftlich | Schriftlich |
In Agenturen entstehen beim Zusammenspiel von Projektmanagement und Zeiterfassung häufig Reibungspunkte: Zeiten werden unvollständig erfasst, Budgets lassen sich nur schwer nachverfolgen und Auswertungen liefern Insights zu spät oder nicht die nötige Tiefe für fundierte Entscheidungen. Projektverantwortliche verlieren dadurch den Überblick, während Abrechnung und Nachkalkulation unnötig aufwendig werden und wertvolle Zeit kosten.
Für Agenturen ist Clockodo passend, weil es auf die Kernprozesse projektbasierter Unternehmen zugeschnitten ist: Zeit lückenlos erfassen, Projektbudget kontrollieren, Analysen anpassen, Auslastung verstehen und Abrechnung vereinfachen. Die Software orientiert sich mit seinen Strukturen an typischen Arbeitsabläufen in Agenturen.
Die wichtigsten Clockodo-Funktionen für Agenturen:
Nachteile und mögliche Limitierungen:
Für Agenturen ist die Analyse von Projekten ein zentraler Bestandteil, denn nur mit klaren Zahlen zu Budgets, Zeiten und Leistungen lassen sich profitable Entscheidungen treffen. Eine maßgebliche Funktion liegt in den umfangreichen Analysemöglichkeiten über den Berichtsbaukasten. Clockodo ermöglicht Auswertungen, die sich flexibel nach Kunden, Projekten, Aufgaben, Mitarbeitern, Zeiträumen oder abrechenbaren und nicht abrechenbaren Zeiten filtern lassen. Diese Filter können beliebig miteinander kombiniert werden, sodass sich auch komplexe Fragestellungen schnell beantworten lassen. Diese Art der Analyse kann Agenturen dabei unterstützen, projektbezogene Entscheidungen zu treffen und Projekte wirtschaftlich zu steuern.
clockin stellt grundlegende Auswertungen zur Verfügung, die im Vergleich weniger Filteroptionen und Detailebenen bieten. Für einige Agenturen kann dies bedeuten, dass wichtige Controlling-Daten fehlen oder man externe Tools benötigt.
Die Abrechnung ist für Agenturen oft komplex: unterschiedliche Leistungen, unterschiedliche Stundensätze, verschiedene Projektphasen. Bereits im Vorfeld legen Clockodo-Nutzer Regeln mit Ausnahmen oder Erweiterungen fest für alle Kombinationen aus Mitarbeitern, Projekten und Leistungen.
Clockin bietet Stundensätze auf Projektbasis während der Abrechnung.
In öffentlichen Nutzerbewertungen wird Clockodo häufig als intuitiv und einfach zu bedienen beschrieben. Die Benutzeroberfläche sei übersichtlich gestaltet. Zeiten ließen sich mit wenigen Klicks erfassen, Berichte seien schnell verfügbar und selbst komplexe Abrechnungsstrukturen ließen sich einfach einrichten.
In öffentlichen Bewertungen wird bei clockin eine eingeschränkte Übersichtlichkeit genannt.
Ein besonders wichtiger Punkt für Agenturen ist die Verwaltung von Stundenkonten, denn flexible Arbeitszeiten gehören in vielen Teams zum Standard. Clockodo erlaubt die detaillierte Abbildung von Überstunden pro Tag, Woche, Monat und Jahr. Diese Genauigkeit sorgt auch für rechtliche und organisatorische Klarheit, ohne dass zusätzliche Tabellen oder parallele Tools nötig sind.
In clockin zeigen die Stundenkonten Informationen zu Tagen, Monaten und Jahren.
Viele Agenturen arbeiten mit Tools wie Lexoffice, SevDesk, FastBill, bexio, easybill und weiteren. Clockodo bietet eine besonders große Auswahl an Integrationen: 14 Partner unterstützen die Rechnungserstellung.
clockin hat aktuell 4 Schnittstellen zu Faktura-Tools, darunter Lexoffice und SevDesk.
Abgerundet wird das Angebot von Clockodo durch einen kostenlosen telefonischen Support aus Deutschland, der bei Fragen und Problemen zur Verfügung steht. Dies ist wertvoll, wenn Zeiterfassung und Abrechnung unter Zeitdruck stehen und Lösungen sofort benötigt werden.
clockin bietet einen telefonischen Service im kostenpflichtigen Pro-Support an.
Clockodo hat gegenüber clockin Nachteile, die vor allem dann ins Gewicht fallen, wenn Teams mobil arbeiten oder ihre Einsätze dokumentieren müssen. Es bietet weder eine Projektakte für Fotos, Dokumente oder Notizen noch eine integrierte Personalakte, was für Unternehmen mit hohem Dokumentationsbedarf relevant sein kann. Falls eine Personalakte relevant ist, bietet Clockodo eine Schnittstelle zu Personio. Funktionen wie die Planung von Tätigkeiten an bestimmten Orten oder die detaillierte Einsatzsteuerung fehlen.
Zusammengefasst kombiniert Clockodo verschiedene Funktionen für Projektzeiterfassung, die auf agenturtypische Anforderungen ausgerichtet sind. Die Software unterstützt anspruchsvolle Projektstrukturen ebenso wie flexible Arbeitszeitmodelle und liefert gleichzeitig klare Auswertungen für Controlling und Abrechnung. Dadurch wird Clockodo zu einer Lösung, die nicht nur Zeiten erfasst, sondern den gesamten Agenturbetrieb wirksam unterstützt.
Seit Februar 2024 setzt Storypark Clockodo ein, um Zeiten, Projekte und Abwesenheiten effizient zu organisieren. „Früher hat die Aufbereitung einer Abrechnung 20 Minuten gedauert, heute mit Clockodo nur noch fünf. Allein das spart uns jede Menge Zeit.”
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Clockodo bietet Agenturen umfassende Funktionen, die den Alltag rentabel, transparent und organisatorisch deutlich einfacher machen.
In handwerklichen Betrieben und im Außendienst entstehen im Arbeitsalltag andere Herausforderungen: Einsätze müssen im Voraus geplant werden, Informationen sollen direkt vor Ort verfügbar sein und Arbeitsschritte müssen oft nachvollziehbar dokumentiert werden. Gehen Fotos, Notizen oder Zeitnachweise verloren, führt das schnell zu Rückfragen, Mehraufwand oder Problemen bei der Abrechnung.
clockin richtet sich an Unternehmen, die mobil arbeiten oder Arbeitsschritte genau dokumentieren müssen. Die Funktionen sind darauf ausgelegt, digitale Prozesse vor Ort zu erleichtern.
Limitierungen und mögliche Nachteile
Eine der zentralen Stärken ist die Projektakte, die Fotos, Dokumente, Notizen und weitere Informationen direkt an einer Stelle bündelt. Teams können vor Ort Bilder von Arbeitsfortschritten aufnehmen, Formulare hinterlegen oder Hinweise für Kollegen speichern. Informationen müssen nicht nachträglich zusammengesucht werden. Informationen werden direkt beim jeweiligen Einsatz erfasst und dem Projekt zugeordnet.
Clockodo bietet keinen Ort für zusätzliche Projektdokumente.
Ein weiterer Vorteil liegt in der Möglichkeit, Tätigkeiten im Voraus und für einen bestimmten Einsatzort zu planen, sodass Mitarbeiter ihre Einsätze klar strukturiert vorfinden. Diese Planung ist besonders hilfreich, wenn Teams an wechselnden Orten arbeiten oder wiederkehrende Aufgaben zu festgelegten Zeiten erledigen. Der Arbeitstag lässt sich dadurch deutlich effizienter gestalten, denn Zeiteinträge entstehen nicht erst spontan, sondern basieren auf einer vorbereiteten Struktur.
Eine zukünftige Planung von Tätigkeiten ist in Clockodo nicht vorgesehen, genau wie eine Dokumentation über den Einsatzort.
Ergänzt wird dies durch die integrierte Personalakte, die Informationen zu Qualifikationen, Dokumenten, Arbeitsverträgen oder Zertifikaten abbildet. Unternehmen behalten damit einen klaren Überblick über die Kompetenzen ihrer Mitarbeiter und notwendigen Nachweise. Durch die Eingabe eines Gehaltes erkennen Führungspersonen die Personalkosten und planen Projekte effektiver.
In Clockodo gibt es keine Möglichkeit, Personaldaten zu hinterlegen.
Schließlich bietet clockin die Möglichkeit, bestimmte Bereiche des Systems zu individualisieren, etwa durch eigene Projektstatus. Diese Anpassbarkeit sorgt dafür, dass die Software sich in bestehende Abläufe einfügt.
Solche Individualisierungen sind in Clockodo nicht möglich.
Die Auswertungen fallen weniger detailliert aus, was die projektbezogene Steuerung erschweren kann. Zudem bietet clockin eine kleinere Anzahl an Schnittstellen zu Abrechnungs- und Buchhaltungssystemen, was den Datenaustausch einschränken kann. Auch die Struktur ist stärker auf mobile Dokumentation als auf tiefes Projektcontrolling ausgelegt. Einen telefonischen Support gibt es nur gegen Aufpreis. Einige Kunden schreiben auf Bewertungsportalen außerdem über einen holprigen Einstieg und unübersichtliche Funktionen.
clockin ist für Unternehmen konzipiert, bei denen mobile Einsätze, Einsatzplanung und die Dokumentation von Arbeitsschritten im Vordergrund stehen. Die Software richtet sich klar an Unternehmen, deren Teams mobil arbeiten, vor Ort Leistungen erbringen und ihren Arbeitstag bereits im Voraus organisieren.
Die Wahl der passenden Projektzeiterfassung hängt vom Geschäftsmodell ab. Diese typischen Fehler lassen sich vermeiden:
Häufige Fehler
Die wichtigsten Auswahlkriterien
Für Agenturen, Beratungen und projektbasierte Dienstleister deckt Clockodo die im Vergleich betrachteten Anforderungen ab: tiefes Reporting, flexible Stundensätze, Schnittstellen und klare Projektstrukturen.
clockin ist eine sehr gute Lösung für Handwerker und Außendienstler. Wer besonders viel mobil arbeitet, dabei Arbeitsschritte dokumentiert oder Einsätze plant, ist bei clockin richtig.
Beide Tools lassen sich kostenlos und mit vollem Funktionsumfang testen, sodass ein realistischer Eindruck im täglichen Einsatz möglich ist. Die Entscheidung kann dadurch auf einer echten Erfahrung basieren und nicht nur auf Funktionslisten.
Clockodo bietet tiefere Auswertungen, flexible Stundensätze und viele Schnittstellen und ist damit ideal für Agenturen mit mehreren Projekten. clockin unterstützt mobile Dokumentation, Einsatzplanung und Personalverwaltung, ideal für Handwerksbetriebe.
Hinweis: Dieser Vergleich wurde aus der Perspektive von Clockodo erstellt und dient dazu, Unterschiede in der Eignung für verschiedene Branchen aufzuzeigen. Ziel ist es, transparent darzustellen, für welche Anwendungsfälle Clockodo konzipiert ist – und wann andere Lösungen wie clockin besser passen.
Disclaimer: Die in diesem Artikel genannten Informationen zu clockin basieren auf öffentlich zugänglichen Quellen (wie zum Beispiel Bewertungen auf OMR Reviews), Testzugängen und dem aktuellen Funktionsstand zum Zeitpunkt der Erstellung (22.12.2025). Trotz sorgfältiger Recherche kann nicht vollständig ausgeschlossen werden, dass einzelne Funktionen umfangreicher, anders umgesetzt oder inzwischen weiterentwickelt wurden. Dieser Vergleich erhebt daher keinen Anspruch auf absolute Vollständigkeit und sollte als Orientierung verstanden werden, nicht als endgültige technische Bewertung.
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