Urlaubsplanung

So gehen Sie die Urlaubsplanung richtig an

Bei der Urlaubsplanung im Unternehmen kommt es oftmals zu Streit. Jeder möchte seinen Urlaubswunsch durchsetzen und der Kampf um bestimmte Zeiten kann unkollegial werden. Doch das muss nicht sein. Denn im Endeffekt gibt es bei der Verteilung von Urlaub klare Regeln zu beachten. Diese sind im Mindesturlaubsgesetz festgehalten.

Urlaubsplanung ist Arbeitgeber-Sache

Wichtig ist zum Beispiel zu wissen, dass die Planungen der Mitarbeiter erstmal reine Wünsche beziehungsweise Anträge sind. Das letzte Wort haben Sie als Arbeitgeber. Versuchen Sie, den Wünschen Ihrer Mitarbeiter so weit wie möglich zu entsprechen. Doch zu manchen Gelegenheiten kann das schwierig sein und Sie müssen eine Entscheidung treffen.

Hierbei sind Arbeitgeber angehalten, soziale Gesichtspunkte zu berücksichtigen. Das heißt vor allem, dass Arbeitnehmer mit schulpflichtigen Kindern für Urlaub in den Schulferien bevorzugt behandelt werden. Auch Mitarbeiter, deren Ehegatten an bestimmte Zeiten gebunden sind, wie Lehrer, stehen bei der Urlaubsplanung vorne.

Betriebliche Gründe können ebenfalls dazu führen, dass Arbeitgeber Urlaubswünsche nicht berücksichtigen. Diese Gründe sind wichtige, arbeitsintensive Projekte oder ein Mangel an Arbeitskräften. Zu solchen Gelegenheiten kann der Chef allgemeine Urlaubssperren verkünden. Das ist in der Vorweihnachtszeit im Einzelhandel oft der Fall.

Grundsätzlich müssen Mitarbeiter ihren Urlaub innerhalb des Kalenderjahres nehmen. Arbeitnehmer haben nach § 1 BUrlG einen gesetzlichen Urlaubsanspruch ((hier wird es eine Verlinkung zum zukünftigen Lexikon-Beitrag zu Urlaubsanspruch geben)), der kaum zu umgehen ist. Dieser entsteht laut § 4 BUrlG nach sechs Monaten. Das sollten sowohl Arbeitgeber als auch die Angestellten bei der Jahres- und Urlaubsplanung bedenken. 

Regelungen für die Urlaubsplanung im Unternehmen

Generell entscheidet der Arbeitnehmer, wie er seinen Urlaub über das Jahr verteilt. Er darf den kompletten Jahresurlaub zusammenhängend nehmen. Eine solche Urlaubsplanung ist zu gewähren, denn der Urlaubswunsch des Mitarbeiters hat erst einmal Vorrang.

Sie als Arbeitgeber können aber „dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe“ anmerken. Dann muss der Arbeitnehmer die Tage weiter aufteilen. Trotzdem stehen dem Mitarbeiter mindestens zwei Wochen zusammenhängender Urlaub zu, wenn dieser das wünscht.

Es gibt die Möglichkeit, Urlaubsplanung von Seiten des Arbeitgebers vorzugeben. Hierzu richten Unternehmen Betriebsurlaub ein. Zum Beispiel in Arztpraxen ist das der Fall. Dieser Betriebsurlaub darf nur bis zu 60 Prozent des Urlaubskontingentes eines Mitarbeiters abdecken. Das Arbeitsrecht sieht vor, dass die Mitarbeiter übe die restlichen Urlaubstage frei verfügen.

Nehmen Arbeitnehmer Urlaubstage mit ins neue Jahr, müssen sie diese in den ersten drei Monaten aufbrauchen. Eine Mitnahme der Tage kann erfolgen, wenn betriebliche oder persönliche Gründe dafür vorlagen, den Urlaub noch nicht zu nehmen.

Übrigens wird Urlaub nicht ausgezahlt. Er dient der Erholung der Mitarbeiter und eine Auszahlung widerspräche diesem Zweck. 

Ist eine bewilligte Urlaubsplanung für Arbeitnehmer sicher?

Generell gilt: Wurde ein Urlaubsantrag bewilligt, ist dieser auch sicher. Nur in schweren Ausnahmefällen, wie der Bedrohung der Unternehmensexistenz, kann der Arbeitgeber einen Urlaub kurzfristig streichen. In einem solchen Fall muss der Arbeitgeber für eventuell entstandene Kosten (Stornierung, Umbuchung oder Ähnliches) aufkommen. Ist der Arbeitnehmer bereits im Urlaub, muss er nicht erreichbar sein oder extra zurückkommen.

Bekommen Arbeitnehmer bei Krankheit Urlaubstage zurück?

Ja. Erkrankt man in seinem Urlaub, kann man diese Tage nach § 9 BUrlG zurückerstattet bekommen. Allerdings braucht es dafür ab dem ersten Krankheitstag eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) vom Arzt. Das gilt auch für Urlaub im Ausland. Den Zeitraum der AU muss der Arbeitgeber wieder gutschreiben. Damit steht eine erneute Urlaubsplanung an. 

So ist die Urlaubsplanung im Unternehmen sinnvoll

Planen Sie Urlaub rechtzeitig und vorausschauend in Ihrem Unternehmen. Überlegen Sie im Vorfeld, wann arbeitsintensive Zeiten auf alle zukommen. Soll es Betriebsferien geben? Um Streit vorzubeugen, setzen Sie sich mit Ihren Mitarbeitern zusammen. Nehmen Sie zunächst alle Urlaubswünsche der Arbeitnehmer auf und überlegen Sie dann zusammen, wie diese umsetzbar sind.

Legen Sie hierbei ein Augenmerk auf die Zeiten, die besonders beliebt sind, wie Brückentage, Schulferien oder Weihnachten. Die Urlaubsplanung für diese Tage sollte sensibel vonstattengehen. Eine Möglichkeit es ist, zu rotieren und abwechselnd freizugeben. So fühlt sich niemand benachteiligt.

Alle Angestellten sollten ihre geplanten Urlaubstage in einen digitalen Kalender eintragen. So kann jeder von seinem Platz aus einsehen, wann ein Kollege weg ist. Denken Sie auch rechtzeitig an eine sinnvolle Urlaubsvertretung.

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