Wer krank ist und nicht arbeiten kann, lässt sich vom Arzt krankschreiben. Dort bekommt man eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU), oft auch einfach Krankenschein genannt. Hierbei handelt es sich um ein ärztliches Attest: Die Bescheinigung enthält die Art der Erkrankung, das Datum und die Dauer der AU sowie den unterschreibenden Arzt.
Arbeitnehmer müssen Krankenscheine nicht mehr als „gelben Schein“ beim Arbeitgeber einreichen: Seit Januar 2023 gilt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Arbeitgeber erhalten Krankmeldungen nun direkt von der gesetzlichen Krankenkasse, sodass nur noch in Ausnahmefällen (Minijobs, privaten Krankenversicherungen, technische Probleme) tatsächliche Papier-Scheine für eine Krankmeldung nötig sind. Zudem sind seit 07. Dezember 2023 telefonische Krankschreibungen möglich: Arbeitnehmer dürfen ihre Arztpraxis jetzt einfach anrufen, um eine eAU zu erhalten.
Erhält der Arbeitgeber eines Mitarbeiters die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, um über die Erkrankung zu informieren und sich von der Arbeit zu entschuldigen, spricht man von einer Krankmeldung. § 3 und § 5 des Entgeltfortzahlungsgesetzes legen die Regeln rund um die Krankmeldung fest.
Arbeitgeber können von ihren Mitarbeiten direkt am ersten Krankheitstag eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung verlangen. Das Gesetz sieht eine bescheinigte Unfähigkeit zwar erst dann vor, wenn die Krankheit länger als drei Kalendertage dauert. Der Arbeitgeber ist aber berechtigt, diese Frist zu unterschreiten. Wie lange jemand krankgeschrieben wird, entscheidet der Arzt.
Dauert die Krankheit länger als vom Arzt bescheinigt, ist eine Verlängerung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung notwendig. Eine erneute Krankmeldung beim Arbeitgeber muss mit der Folgebescheinigung erbracht werden.
Bei gesetzlicher Krankenversicherung muss ein Vermerk auf der Bescheinigung stehen, dass auch die Krankenkasse informiert wird.
Es ist nicht vorgesehen, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen in die Vergangenheit zurückzudatieren. Kann ein Arbeitnehmer aber aufgrund seiner Krankheit nicht direkt zum Arzt gehen, kann eine Ausnahme gemacht werden. Dabei muss der Arzt gewissenhaft prüfen, ob eine Erkrankung vorlag und der Arbeitnehmer tatsächlich nicht früher kommen konnte. Auch in einem solchen Fall ist eine Rückdatierung aber nur für höchstens drei Tage möglich.
Bei einer Krankheit ist der Arbeitgeber laut § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz unverzüglich zu informieren.
Die Krankenversicherung des Arbeitnehmers sendet dem Arbeitgeber automatisch eine elektronische AU zu, doch Mitarbeiter sind weiterhin in der Verantwortung, ihre Vorgesetzten von der Erkrankung und Freistellung wissen zu lassen. Das schließt die Information über die voraussichtliche Dauer der Abwesenheit mit ein. Auch Arbeitnehmer im Ausland müssen sich genau so krankmelden und zusätzlich ihren Aufenthaltsort und Kontaktmöglichkeiten nennen.
Wenn ein erkrankter Mitarbeiter seine Vorgesetzten oder eine zuständige Person über seine Krankschreibung informiert, kann der Arbeitgeber bzw. die Personalabteilung eine eAU bei der gesetzlichen Krankenversicherung automatisch des erkrankten Mitarbeiters abrufen. In unserem Artikel zur elektronischen Krankschreibung erfahren Sie mehr zum genauen Vorgehen im Umgang mit eAUs. Es ist sinnvoll, für Krankheitsfälle einen Ansprechpartner im Unternehmen festzulegen – so weiß ein kranker Mitarbeiter, an wen unter welcher Telefonnummer er sich wenden soll.
Eine genaue Regelung für Abwesenheiten ist sinnvoll. Fehlt ein Mitarbeiter, bleibt naturgemäß seine Arbeit liegen. Das kann in einigen Fällen zu Problemen führen, etwa bei Fristen. Arbeitgeber sollten daher bestimmen, welcher Kollege den Erkrankten vertritt oder wie einzelne Aufgaben im Team verteilt werden. Auch bei Krankheit des Arbeitgebers sollte eine Vertretung feststehen, die im Ernstfall auch Entscheidungen treffen darf. Wird eine Vertretung nicht vor einer Krankmeldung festgelegt, entstehen oft Hektik und Unzufriedenheit.
Für die körperliche und seelische Gesundheit ihrer Mitarbeiter haben Arbeitgeber eine Fürsorgepflicht.
Lesen Sie hier alles über die Fürsorgepflicht der Arbeitgeber!
Normalerweise ist bereits im Arbeits- oder Tarifvertrag festgeschrieben, wie genau Mitarbeiter sich im Fall der Fälle krankmelden sollten. Der Arbeitgeber sollte seine Belegschaft genau darüber informieren, ab welchem Tag einer Krankmeldung er eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung verlangt. Oft ist es z. B. üblich, dass Mitarbeiter einen Tag ohne Krankenschein fehlen dürfen, und erst für zwei oder mehr Tage eine AU abgeben müssen – solche Vorgaben muss der Arbeitgeber allerdings eindeutig festlegen und an die Mitarbeiter kommunizieren. Solange keine abweichende Vereinbarung getroffen wurde, ist der Arbeitgeber verpflichtet, eine Krankmeldung bis zum 4. Tag auch ohne ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zu akzeptieren.
Meist erfolgt eine Krankmeldung an die Personalabteilung oder direkt beim unmittelbaren Vorgesetzten. Sie kann telefonisch oder per E-Mail stattfinden – da eine unverzügliche Information über eine Abwesenheit vorgesehen ist, sind Krankschreibungen per Brief unüblich. Nutzt das Unternehmen ein Human Resource Management-System oder einen gemeinsamen digitalen Kalender zur Verwaltung von Abwesenheiten, können Sie Ihre Krankheit hier ebenfalls eintragen.
Hierzu sind Sie bei der Krankmeldung verpflichtet:
Dies sind Arbeitnehmer berechtigt, nur freiwillig zu tun:
Ist von Online-Krankmeldungen die Rede, geht es meistens um den Versand der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Gesetzlich Versicherte müssen allerdings nichts tun, um die eAU an den Arbeitgeber zu senden – dies erfolgt automatisch durch die gesetzliche Krankenversicherung.
Ausnahmen bestehen nur für …
… oder wenn die elektronische Übertragung aufgrund technischer Probleme nicht automatisch funktioniert. In diesen Ausnahmefällen wird noch ein schriftlicher Krankenschein ausgestellt, den die Erkrankten eigenständig mit dem Arbeitgeber teilen müssen.
Bundestag und Bundesrat haben beschlossen, dass es ab dem 07. Dezember 2023 möglich ist, Krankschreibungen telefonisch vom Arzt zu erhalten. Erkrankte ohne schwere Symptome können sich bis zu fünf Arbeitstage telefonisch krankschreiben lassen, wenn sie in der entsprechenden Arztpraxis bereits bekannt sind. Daraufhin wird die eAU automatisch an den Arbeitgeber übermittelt.
Für eine telefonische Krankmeldung rufen Sie so früh wie möglich innerhalb der Arbeitszeiten die Personalabteilung oder direkt bei Ihrem Vorgesetzten an. Geben Sie dabei klar an, dass Sie krankheitsbedingt ausfallen werden. Es ist ratsam, die voraussichtliche Dauer Ihrer Abwesenheit zu erwähnen. Genauere Informationen zum Zeitraum erhält das Unternehmen aber auch durch die eAU.
Wichtiger Hinweis: Notieren Sie sich das Datum, die Uhrzeit und den Gesprächspartner, um eine klare Kommunikation sicherzustellen, sollte es im Nachgang Fragen zu Ihrer Krankmeldung geben.
Alternativ zur telefonischen Benachrichtigung können Sie auch eine formelle Krankmeldung per E-Mail senden. Verfassen Sie eine präzise Nachricht, in der Sie Ihren Gesundheitszustand, das voraussichtliche Rückkehrdatum und gegebenenfalls weitere relevante Informationen erwähnen. Sollten Sie erst später einen Arzt aufsuchen, geben Sie an, wann Sie einen Arzttermin wahrnehmen und voraussichtlich eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erhalten werden.
Wichtiger Hinweis: Achten Sie auf den/die richtigen Empfänger – oft sollen Krankmeldungen an eine besondere zentrale E-Mail-Adresse gerichtet werden (z. B. krankmeldung@firma-XY.de oder das HRM-Team), nicht nur an Ihre direkten Vorgesetzten.
Von elektronischen AUs über digitale Zeiterfassung zur Koordination von Abwesenheiten in internationalen Teams – immer mehr Personalaufgaben finden online statt. Mit Clockodo verwalten Sie Ihre Zeit und die Ihrer Mitarbeiter an einem Fleck: digital und unkompliziert. Vorgesetzte oder die Personalabteilung erhalten direkten Einblick in Ihr Stundenkonto. So können Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheitstage oder Fehlzeiten ohne Umwege beantragt, gebucht und ausgewertet werden.
Der Arbeitgeber ist nach § 3 Entgeltfortzahlungsgesetz verpflichtet, seine Mitarbeiter auch bei Krankheit weiterhin zu bezahlen. Diese Pflicht besteht allerdings nur für sechs Wochen pro Krankheit. Danach zahlt die Krankenkasse Krankengeld. Der Anspruch eines Arbeitnehmers auf Lohnfortzahlung durch den Arbeitgeber entsteht nach vier Wochen Betriebszugehörigkeit.
Kranke Arbeitnehmer müssen dafür sorgen, dass sie genesen. Das kann je nach Krankheitsbild ganz unterschiedlich aussehen. Bei Grippe kann ein kleiner Spaziergang an der frischen Luft guttun. Psychischen Erkrankungen kommt oft auch ein Treffen mit Freunden zugute. Besorgungsgänge oder weitere Arztbesuche sind erlaubt, weil sie notwendig sind. Verordnet der Arzt Bettruhe für die Genesung, ist diese aber einzuhalten. Arbeitgeber dürfen durchaus Zweifel an der Krankschreibung eines Mitarbeiters haben. Allerdings muss dazu eine Krankschreibung „auffällig oft“ vorkommen oder oft an Montagen und Freitagen. Ist der ausstellende Arzt bekannt für häufige Krankschreibungen, ist auch ein Zweifel berechtigt. Hat der Angestellte einfach blaugemacht, muss er mit Konsequenzen wie z. B. einer Abmahnung rechnen.
Grundsätzlich ist eine Krankschreibung kein Arbeitsverbot. Wie das Wort schon sagt, wird bei einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung dennoch die Unfähigkeit bescheinigt, zu arbeiten. Je nach Krankheit und Tätigkeit ist man nicht automatisch für jeden Job arbeitsunfähig. Ein verstauchter Fuß hindert einen Arbeitnehmer nicht an der Arbeit mit Computern, eine Tätigkeit als Rettungsschwimmer aber wäre z. B. dann nicht durchführbar. Allerdings hat der Arbeitgeber eine Fürsorgepflicht gegenüber seinen Angestellten: Kranke Mitarbeiter müssen geschont und darüber hinaus eine Ansteckung von Kollegen vermieden werden. Auch kranke Arbeitgeber können andere anstecken.
Wer sich vor Ablauf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wieder gut und fähig fühlt, der darf in Ausnahmefällen trotz Krankschreibung arbeiten. Bevor man mit triefender Nase ins Büro fährt, sollte man allerdings noch einmal an die eigene Gesundheit und die der Kollegen denken. Schließlich hat eine Krankschreibung einen Sinn.
Diverse aktuelle Studien haben gezeigt, dass die Zufriedenheit am Arbeitsplatz einen direkten Einfluss auf die Gesundheit der Mitarbeiter hat. Die AOK findet z. B. heraus: Mitarbeiter, die sich in ihrer beruflichen Umgebung nicht wohlfühlen oder mit ihrem Job unzufrieden sind, leiden häufiger an Erkrankungen wie Schlafstörungen oder Rückenschmerzen. Besonders in Unternehmen, in denen Beschäftigte wegen eines Personalmangels unter Stress stehen, sind Erkrankungen aktuell häufiger, meint der DAK.
Diese Verbindung zwischen Arbeitszufriedenheit und Gesundheit verdeutlicht die Bedeutung eines positiven Arbeitsklimas. Die Förderung des Wohlbefindens am Arbeitsplatz beeinflusst nicht nur die Produktivität, sondern auch die Gesundheit der Mitarbeiter positiv. Unternehmen, die die Mitarbeiterzufriedenheit fördern, tragen somit nicht nur zur Motivation und Effizienz ihrer Belegschaft bei, sondern auch zur Reduzierung von Krankheitsausfällen.
Für gesetzlich versicherte Arbeitnehmer besteht laut § 45 SGB V ein Anspruch auf Krankengeld, wenn ihr Kind krank, unter zwölf Jahre alt ist und sie sich darum kümmern müssen. Ist ein Mitarbeiter unverschuldet verhindert, führt dies im Regelfall nach § 616 BGB jedoch nicht zum Lohnabzug. Kann sich sonst niemand um das Kind kümmern, darf ein Elternteil danach also zu Hause bleiben. Beim Arzt bekommen Eltern ein Attest für ihren Arbeitgeber, dass ihr Kind zu Hause betreut werden muss.
Das Bundesgesundheitsministerium hat beschlossen: 2024 können Arbeitnehmer Kinderkrankengeld für maximal 15 Kind-Krankheitstage pro Jahr und pro Elternteil erhalten. Alleinerziehende haben einen Anspruch auf Kinderkrankengeld für 30 Tage im Jahr. Der reguläre Urlaub verringert sich dadurch nicht.
Der Arbeitgeber aber kann die Anwendung von § 616 BGB im Arbeits- oder Tarifvertrag ausschließen. Dann zahlt direkt die Krankenkasse.
Nach sechs Wochen greift auch hier unter bestimmten Umständen die Zahlung von Krankengeld durch die Krankenkasse. Dazu darf das Kind das zwölfte Lebensjahr noch nicht vollendet haben.
Werden Arbeitnehmer im Urlaub krank, können sie sich krankschreiben lassen. Sie bekommen dann nach § 9 Bundesurlaubsgesetz ihre Urlaubstage zurück für den Zeitraum der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Krankheitstage ohne Bescheinigung werden nicht gutgeschrieben und es besteht kein weiterer Urlaubsanspruch.
Liegt ein Mitarbeiter krank zu Hause im Bett, kann ihm durchaus aus anderen Gründen währenddessen gekündigt werden. Die Kündigung ist wirksam, wenn sie nicht anderweitig sozial ungerechtfertigt ist.
Der Arbeitgeber darf Sie auch aus Krankheitsgründen entlassen. Dazu muss eine negative Prognose vorliegen, die Krankheit muss also höchstwahrscheinlich auch zukünftig vorhanden sein. Außerdem muss ein wirtschaftlicher Schaden für das Unternehmen entstehen.
Der Arbeitgeber muss unverzüglich benachrichtigt werden, vor bzw. zu Beginn Ihrer regulären Arbeitszeit. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, angemessene Maßnahmen zu ergreifen, um eine Vertretung zu organisieren.
Katharina Bensch
Bechtle
Peerigon GmbH
Phoenix Logistik
Fidea