Mitarbeiter verwalten

Mit clockodo können Sie nicht nur Ihre eigenen Arbeitszeiten erfassen, sondern auch die Ihrer Mitarbeiter. Außerdem können Sie in der Mitarbeiterverwaltung die Einstellungen der jeweiligen Mitarbeiter, wie Sollstunden, Urlaubskontingent und Zugriffsrechte verändern. Das Mitarbeitermenü erreichen Sie schnell und bequem über die Schaltfläche mit den Köpfen im Menü oben rechts.

Mitarbeiter anlegen

Neue Mitarbeiter legen Sie in Ihrem Mitarbeitermenü an. Hierzu klicken Sie auf „Mitarbeiter hinzufügen“. Es öffnet sich eine neue Eingabemaske, in der Sie den Mitarbeiter benennen, seine E-Mail-Adresse einpflegen und seine Rolle für die Zugriffsrechte definieren. So lang Sie das Häkchen in dem folgenden grauen Kasten gesetzt lassen, bekommt der Mitarbeiter bei Speicherung der Daten automatisch eine Einladung und sein Passwort per E-Mail zugeschickt und kann sich direkt einloggen. Der Mitarbeiter wird zunächst mit den Standardwerten der Firma für Arbeitszeit und Urlaub angelegt. Diese können aber im Nachhinein noch individuell angepasst werden.

Direkter Link zu Ihrem Mitarbeitermenü Übersicht über die Zugriffsrechte

Mitarbeiterstammdaten

Nachdem der Mitarbeiter angelegt ist, können Sie noch einige Daten spezifischer definieren. Hierzu wählen Sie über das Zahnrädchen hinter dem jeweiligen Mitarbeiter die zu bearbeitenden Daten aus. Alternativ können Sie auch einfach oben auf den entsprechenden Reiter klicken und dann anschließend oben drüber den richtigen Mitarbeiter auswählen.

Auf den Stammdaten können Sie Informationen wie E-Mail-Adresse, Sprache, Zeiten, die Zugehörigkeit zu einer Feiertagsgruppe oder auch die Passwortverwaltung einstellen.

Sollarbeitszeit

Soll-Arbeitszeit: Sollte für einen Mitarbeiter nicht die standardmäßig hinterlegte Wochenarbeitszeit gültig sein, können Sie diese hier festlegen. Setzen Sie hierzu den Regler oben rechts (Standard-Sollstunden der Firma nutzen) auf „nein“. Sie können im Folgenden die Arbeitsstunden direkt auf die verschiedenen Wochentage aufteilen. Desweiteren können Sie Überstundenüberträge einfügen und ausbezahlte oder gestrichene Überstunden vermerken. Sollte es sich um einen Mitarbeiter im Ausland handeln, der anderen Arbeitszeitvorschriften unterliegt, können Sie auch diese individuell anpassen.

Urlaubskontingent

Urlaubskontingent: Sollte Ihr Mitarbeiter nicht das standardmäßige Urlaubskontingent der Firma haben, können Sie dies hier abändern. Setzen Sie hierzu den Regler oben rechts (Standard-Urlaubskontingent der Firma nutzen) auf „nein“ und korrigieren Sie dann die Anzahl der Urlaubstage auf die gewünschte Anzahl. Zudem können Sie hier Urlaubsüberträge aus Vorjahren einpflegen, die dem Mitarbeiter dann zusätzlich zur Verfügung stehen.

Abwesenheiten

Abwesenheiten Abwesenheiten des Mitarbeiters wie Urlaub oder Krankheit können Sie hier bequem einpflegen und verwalten. Zudem können Sie sich hier im Kalender des Mitarbeiters einen guten Überblick über dessen An- und Abwesenheiten verschaffen.

Mitarbeiter deaktivieren / löschen

Aus dem Unternehmen ausgeschiedene Mitarbeiter können Sie deaktivieren und bei Bedarf auch löschen. Wir empfehlen Ihnen aber, ausgeschiedene Mitarbeiter nur zu deaktivieren, da Sie sonst Ihre Zeiteinträge und Berichte mit abändern.

Um einen Mitarbeiter zu deaktivieren, gehen Sie am Ende der Zeile des Mitarbeiters auf das durchgestrichene Auge. Der Mitarbeiter verschwindet dann aus der Liste und wird unten drunter als „inaktiver Mitarbeiter“ geführt. Von ihm bereits erfasste Arbeitszeiten bleiben erhalten.

Wenn Sie den Mitarbeiter komplett löschen wollen, müssen Sie diesen zunächst deaktivieren. Wenn Sie sich nun am Ende der Mitarbeiterliste die inaktiven Mitarbeiter anzeigen lassen, können Sie am Ende der Zeile den Mitarbeiter auf dem kleinen „x“ komplett löschen.

Aber Achtung! Alle von dem Mitarbeiter erfassten Zeiten werden dann gelöscht und auch Projektzeiten und Berichte können dadurch verändert werden.

Wussten Sie schon?!

Für inaktive Mitarbeiter wird keine Lizenz benötigt! 

Sie können diese also einfach im System belassen und können sich somit auch die erfassten Daten weiter erhalten.