Mitarbeiter verwalten

Mit clockodo können Sie nicht nur Ihre eigenen Arbeitszeiten erfassen, sondern auch die Ihrer Mitarbeiter. Außerdem können Sie in der Team-Verwaltung die Einstellungen der jeweiligen Mitarbeiter, wie Sollstunden, Urlaubskontingent und Zugriffsrechte verändern. Das Menü „Team“ erreichen Sie schnell und bequem über die Schaltfläche mit den Köpfen im Menü oben rechts.

Mitarbeiter anlegen

Neue Mitarbeiter legen Sie im Menü „Team“ an. Hierzu klicken Sie auf „Mitarbeiter hinzufügen“. Es öffnet sich eine neue Eingabemaske, in der Sie den Mitarbeiter benennen, seine E-Mail-Adresse einpflegen und seine Rolle für die Zugriffsrechte definieren. So lang Sie das Häkchen in dem folgenden grauen Kasten gesetzt lassen, bekommt der Mitarbeiter bei Speicherung der Daten automatisch eine Einladung per E-Mail zugeschickt und kann sich direkt einloggen. Der Mitarbeiter wird zunächst mit den Standardwerten der Firma für Arbeitszeit und Urlaub angelegt. Diese können aber im Nachhinein noch individuell angepasst werden.

Direkter Link zu Ihrem Team-Menü Übersicht über die Zugriffsrechte
Anlegen von Mitarbeitern

Stammdaten eines Team-Mitglieds

Nachdem der Mitarbeiter angelegt ist, können Sie noch einige Daten spezifischer definieren. Hierzu wählen Sie über das Zahnrädchen hinter dem jeweiligen Mitarbeiter die zu bearbeitenden Daten aus. Alternativ können Sie auch einfach oben auf den entsprechenden Reiter klicken und dann anschließend oben drüber den richtigen Mitarbeiter auswählen.

 

In den Stammdaten können Sie Informationen wie E-Mail-Adresse, Sprache, Zeiten, die Zugehörigkeit zu einer Feiertagsgruppe oder auch die Passwortverwaltung einstellen.

 

Zudem können Sie für den Mitarbeiter einen Urlaubsmanager einrichten. Sobald ein Urlaubsmanager ausgewählt wurde, wird nur noch dieser per E-Mail über neue Abwesenheitsanträge informiert. Auch eingeschränkte Mitarbeiter können als Urlaubsmanager für andere Mitarbeiter fungieren. Dieser erhält zusätzlich zu allen berechtigten Managern und Inhabern das Recht, Abwesenheitsanträge des betroffenen Mitarbeiters zu bearbeiten, genehmigen und ab zu lehnen.

Mitarbeiterstammdaten

Sollarbeitszeit

Soll-Arbeitszeit: Sollte für einen Mitarbeiter nicht die standardmäßig hinterlegte Wochenarbeitszeit gültig sein, können Sie dies hier festlegen. Setzen Sie hierzu den Regler oben rechts (Standard-Sollstunden der Firma nutzen) auf „nein“. Sie können im Folgenden die Arbeitsstunden direkt auf die verschiedenen Wochentage aufteilen. Alternativ können Sie auch ein monatliches Sollstundenkontingent für den Mitarbeiter einrichten. Desweiteren können Sie Überstundenüberträge einfügen und ausbezahlte oder gestrichene Überstunden vermerken. Sollte es sich um einen Mitarbeiter im Ausland handeln, der anderen Arbeitszeitvorschriften unterliegt, können Sie auch diese individuell anpassen.

Sollstundeneinstellungen für Mitarbeiter

Urlaubskontingent

Urlaubskontingent: Sollte Ihr Mitarbeiter nicht das standardmäßige Urlaubskontingent der Firma haben, können Sie dies hier abändern. Setzen Sie hierzu den Regler oben rechts (Standard-Urlaubskontingent der Firma nutzen) auf „nein“ und korrigieren Sie dann die Anzahl der Urlaubstage auf die gewünschte Anzahl. Zudem können Sie hier Urlaubsüberträge aus Vorjahren einpflegen, die dem Mitarbeiter dann zusätzlich zur Verfügung stehen.

Einrichten eines Urlaubskontingents für Mitarbeiter

Abwesenheiten

Abwesenheiten Abwesenheiten des Mitarbeiters wie Urlaub oder Krankheit können Sie hier bequem einpflegen und verwalten. Zudem können Sie sich hier im Kalender des Mitarbeiters einen guten Überblick über dessen An- und Abwesenheiten verschaffen.

Mitarbeiter Abwesenheiten einpflegen

Mitarbeiter archivieren / löschen

Aus dem Unternehmen ausgeschiedene Mitarbeiter können Sie deaktivieren und archivieren und bei Bedarf auch löschen. Wir empfehlen Ihnen aber, ausgeschiedene Mitarbeiter nur zu archivieren, da Sie sonst Ihre Zeiteinträge und Berichte mit abändern.

Um einen Mitarbeiter zu archivieren, gehen Sie am Ende der Zeile des Mitarbeiters auf das durchgestrichene Auge. Der Mitarbeiter verschwindet dann aus der Liste und wird unten drunter als „archivierter Mitarbeiter“ geführt. Von ihm bereits erfasste Arbeitszeiten bleiben erhalten.

Der archivierte Mitarbeiter benötigt keine Lizenz mehr. Diese kann nun von einem neuen Mitarbeiter benutzt werden. Benötigen Sie dies nicht, können Sie die Lizenzenanzahl direkt im Vertragswesen reduzieren.

Wenn Sie den Mitarbeiter komplett löschen wollen, müssen Sie diesen zunächst archivieren. Wenn Sie sich nun am Ende der Mitarbeiterliste die archivierten Mitarbeiter anzeigen lassen, können Sie am Ende der Zeile den Mitarbeiter auf dem kleinen „x“ komplett löschen.

Aber Achtung! Alle von dem Mitarbeiter erfassten Zeiten werden dann gelöscht und auch Projektzeiten und Berichte können dadurch verändert werden.

Deaktivieren von Mitarbeitern

Wussten Sie schon?!

Für inaktive Mitarbeiter wird keine Lizenz benötigt! 

Sie können diese also einfach im System belassen und können sich somit auch die erfassten Daten weiter erhalten.