Erste Schritte zur Einrichtung

Mit clockodo erfassen Sie und Ihre Mitarbeiter Arbeitszeiten live und auch nachträglich minutengenau. Sie analysieren Ihre Projektzeiten und behalten festgelegte Budgets im Auge. Ein Stundenkonto zeichnet zudem die Arbeitszeiten und Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter genau auf. 

 

Stammdaten anlegen oder importieren

Mitarbeiter einladen

Zeiten erfassen

Projekt- und Arbeitszeitberichte


Stammdaten anlegen oder importieren

Die Arbeitszeiten werden in clockodo kunden-, projekt- und leistungsbasiert erfasst. Um die Zeiten bei der Zeiterfassung direkt richtig zuordnen zu können, legen Sie zunächst Ihre Kunden und Projekte sowie Ihre Leistungen an oder importieren diese aus einer angebundenen Rechnungsanwendung.

Kunden, Projekte und Leistungen anlegen

Kunden, Projekte und Leistungen können Sie In Ihrem Stammdaten-Menü anlegen und verwalten. Nähere Details zum Anlegen und den verschiedenen Bearbeitungsoptionen finden Sie auf unseren Hilfe-Seiten zu Kunden und Projekten und Leistungen.

Kunden, Projekte und Leistungen importieren

Wenn Sie bereits einen Zugang zu einem Online-Rechnungstool besitzen, können Sie dieses direkt anbinden. So können Sie in der Rechnungsanwendung angelegte Kunden (und teilweise auch Leistungen) direkt zu clockodo importieren. Eine kurze Erläuterung zur Verknüpfung finden Sie auf unserer Hilfe-Seite zum Thema Rechnungswesen.

Stundensätze einrichten

Um Ihre Zeiten direkt mit dem richtigen Umsatz zu versehen, können Sie auf Basis von Kunden, Projekten, Leistungen und Mitarbeitern flexible Stundensätze anlegen. Von einem einheitlichen Basisstundensatz bis hin zu kleingliedrig verfeinerten Stundensatzregeln – clockodo passt sich Ihren Berechnungsgrundlagen an. 

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Mitarbeiter einladen

Um in clockodo nicht nur Ihre eigenen Arbeitszeiten, sondern auch die Ihrer Mitarbeiter erfassen und auswerten zu können, werden diese zu Ihrem clockodo-Firmen-Account eingeladen. Pro Mitarbeiter lassen sich individuelle Einstellungen hinterlegen, sodass verschiedenste Arbeitszeitmodelle abgebildet werden.

Ihre Mitarbeiter legen Sie in der Teamverwaltung an. Die Mitarbeiter erhalten eine Einladungsmail zu clockodo mit allen benötigten Informationen.
Jedem Mitarbeiter werden Sollarbeitszeiten und ein Urlaubskontingent zugeordnet. Diese werden entweder durch die hinterlegten Firmeneinstellungen bestimmt oder individuell gestaltet. Wie genau Sie diese festlegen können, erfahren Sie im Bereich Arbeitszeit einrichten auf unseren Hilfe-Seiten.

mitarbeitereinladung

Arbeitszeiten erfassen

Arbeitszeiten werden in clockodo entweder direkt live mit der Stoppuhr festgehalten oder alternativ später manuell nachgetragen. Grundsätzlich werden diese kunden-, projekt- und leistungsbasiert erfasst.

Aber auch eine reine Kommen- und Gehen- Zeiterfassung ist problemlos möglich. Hierzu legen Sie sich nur einen einzigen Kunden (z.B. Ihre eigene Firma) und nur eine einzige Leistung (z.B. „Arbeitszeit“) an. Diese werden dann sowohl in der Stoppuhr als auch im manuellen Zeiteinträge-Formular direkt vorausgefüllt, so dass Sie nur noch die Zeiten erfassen bzw. eintragen müssen.

Live-Zeiterfassung mit der clockodo Stoppuhr

Die clockodo Stoppuhr zeichnet Ihre Zeiten ganz nebenbei auf. Sowohl per Smartphone- oder Desktop- App als auch über den Browser steht Ihnen die Live-Zeiterfassung zur Verfügung. Neben der reinen Start- und Stopp-Funktion gibt es in der Stoppuhr auch ein paar Bearbeitungsfunktionen, die auf der Hilfe-Seite zum Thema Stoppuhr näher erklärt werden.

Manuelle Zeiterfassung

Neben der Stoppuhr, mit der die Zeiten direkt live erfasst werden, bietet clockodo auch die Möglichkeit, Zeiten manuell einzupflegen. Über die Zeiteinträge können nicht gestoppte Zeiten nachgetragen, Einträge für andere Mitarbeiter und Pauschaleinträge erstellt werden. Unsere Hilfe-Seite zum Thema manuelle Zeiteinträge erläutert die wichtigsten Funktionen.


Projekt- und Arbeitszeitberichte

Die in clockodo erfassten Zeiten können auf unterschiedliche Weisen ausgewertet werden. Sowohl Projekt- als auch Arbeitszeit- oder komplett individuell zugeschnittene Berichte helfen die Arbeitszeiten zu analysieren.

Ihren Projekten können monetäre oder Stundenbudgets hinterlegt werden. Um den Fortschritt Ihrer Projekte im Auge zu behalten, stehen Ihnen vorgefertigte Projektberichte zur Verfügung, in denen Sie alle erfassten Zeiten und Umsätze einsehen können. Nähere Erläuterungen zu den Projektberichten finden Sie auf den entsprechenden Hilfe-Seiten.

projektbericht

Die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter werden in Stundenkonten zusammengefasst und übersichtlich dargestellt. Diese finden Sie im Bereich der Mitarbeiterberichte. Pro Mitarbeiter werden die Soll- und die tatsächlich erfassten Stunden verrechnet und Abwesenheiten aufgezeigt. Detaillierte Informationen über die Daten, Auswertungs- und Weiterverarbeitungsmöglichkeiten der Mitarbeiterberichte finden Sie auf unseren Hilfe-Seiten.

arbeitszeitbericht

Individuelle Berichte

Mit dem clockodo Berichtsbaukasten können Sie komplett individuelle Auswertungen erstellen. Sowohl Zeiträume als auch Datengrundlagen lassen sich auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden. Auf den Hilfe-Seiten rund um den Berichtsbaukasten erfahren Sie, wie Sie einen Bericht erstellen und bearbeiten können. Zudem können Sie mehr über die einzelnen Funktionen, wie beispielsweise die Rundungen, nachlesen.


Weitere Einstellungshilfen

clockodo verfügt noch über viele weitere Einstellungsmöglichkeiten und Funktionen.
Auf unseren Hilfe-Seiten finden Sie, unter anderem, Erklärungen rund um:

Zugriffsrechte

Abwesenheitsplanung

Feiertagsgruppen

Arbeitszeitregelungen