Urlaubsplanung

So gehen Sie die Urlaubsplanung richtig an

  • Magazin
  • 30.01.2018

Bei der Urlaubsplanung in Unternehmen kommt es oftmals zu Streit. Jeder möchte seinen Urlaubswunsch durchsetzen und der Kampf um bestimmte Zeiten kann manchmal recht unkollegial werden. Doch das muss nicht sein. Denn im Endeffekt gibt es bei der Verteilung von Urlaub klare Regeln, die beachtet werden müssen.

Wie entscheidet der Vorgesetzte?

Wichtig ist zum Beispiel zu wissen, dass die Planungen der Mitarbeiter erstmal reine Wünsche bzw. Anträge sind. Das letzte Wort hat schlussendlich der Arbeitgeber. Natürlich sollte dieser versuchen, den Wünschen seiner Mitarbeiter so weit wie möglich zu entsprechen. Doch an manchen Stellen wird das einfach eng und er muss eine Entscheidung treffen. Hierbei ist der Arbeitgeber angehalten, soziale Gesichtspunkte zu berücksichtigen. Das heißt vor Allem, dass Arbeitnehmer mit schulpflichtigen Kindern insbesondere in den Schulferien bevorzugt behandelt werden. Aber auch Arbeitnehmer, bei denen der Ehegatte an spezielle Urlaubszeiten gebunden ist (zum Beispiel, weil er Lehrer ist), werden bevorzugt behandelt, wenn es um die Urlaubsverteilung geht. Aber auch betriebliche Gründe können dazu führen, dass Urlaubsanträge abgelehnt werden. Zeiträume mit wichtigen, arbeitsintensiven Projekten oder beispielsweise dem bevorstehenden Jahresabschluss oder schlichtweg einem Mangel an Arbeitskräften können durchaus dazu führen, dass der Arbeitgeber einem Urlaubswunsch eines Mitarbeiters widersprechen muss. Alternativ könnten zu solchen Hochzeiten (wie zum Beispiel auch der Vorweihnachtszeit im Einzelhandel) betriebsinterne Urlaubssperren eingerichtet werden.

Wie wird der Urlaub aufgeteilt?

Generell entscheidet der Arbeitnehmer, wie er seinen Urlaub über das Jahr verteilen möchte. Es darf also auch der komplette Jahresurlaub zusammenhängend genommen werden. Der Arbeitgeber hat diesen Urlaub auch generell zusammenhängend zu gewähren. Er kann aber „dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe“ anmerken, die für eine Teilung des Jahresurlaubes sprechen. Trotzdem stehen dem Mitarbeiter mindestens 2 Wochen zusammenhängender Urlaub zu, wenn dieser das wünscht. Es gibt aber auch die Möglichkeit Urlaub von Seiten des Arbeitgebers vorzugeben. Hierzu können Unternehmen Betriebsurlaub einrichten. Zum Beispiel in Arztpraxen ist dies oft der Fall. Dieser Betriebsurlaub darf jedoch nur bis zu 60 % des Urlaubskontingentes der Mitarbeiter abdecken und wird mit diesem verrechnet. Über die restlichen Urlaubstage müssen die Mitarbeiter frei verfügen können.

Ist bewilligter Urlaub sicher?

Generell gilt: Wurde ein Urlaubsantrag einmal bewilligt, ist dieser auch sicher. Nur in ganz schweren Ausnahmefällen, wie der Bedrohung der Unternehmensexistenz kann der Arbeitgeber einen Urlaub kurzfristig streichen. In einem solchen Fall muss der Arbeitgeber dann aber auch für eventuell entstandene Kosten (Stornierung, Umbuchung oder Ähnliches) aufkommen. Ist der Arbeitnehmer bereits im Urlaub, muss er für den Vorgesetzten nicht erreichbar sein und kann auch nicht zurück geordert werden.

Und wie wird der Urlaub im Unternehmen am Besten geplant?

Um die Urlaubsplanung in Ihrem Unternehmen übersichtlich zu gestalten und Streit vorzubeugen empfiehlt sich eine rechtzeitige, vorausschauende und offene, gemeinsame Planung. Hierbei sollte stets ein Augenmerk auf die Zeiten gelegt werden, die besonders beliebt sind, wie Brückentage, Schulferien oder Weihnachten. Hier gilt es die Urlaubsverteilung besonders sensibel vorzunehmen und bei der Vergabe zum Beispiel zu rotieren, sodass kein Arbeitnehmer zu kurz kommt oder sich ungerecht behandelt fühlt.
Mit einer webbasierten Urlaubsplanung, wie sie auch in clockodo integriert ist, können die Mitarbeiter auch von Zuhause die Urlaubsplanung der Firma einsehen Ihre Urlaubstage und Überstunden verwalten, Urlaubsanträge einreichen und den privaten Urlaub passend planen. Urlaubstage werden automatisch mit dem hinterlegten Urlaubskontingent verrechnet und sind jederzeit für Mitarbeiter und Vorgesetzte einzusehen. 


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