Projekte abschließen und vereinbarte Budgets in Rechnung stellen

Der Projektabschluss

Sie können nun in clockodo vermerken, dass ein Projekt fertig abgeschlossen ist, und lösen damit endlich das Problem, dass der Umsatz dieses Projekts in all Ihren Auswertungen nicht berücksichtigt wurde.

Der Status quo beim Umgang mit harten Budgets

Für Budgetprojekte errechnet clockodo im Projektbericht schon immer, wie viel Budget tatsächlich verbraucht wurde, und vergleicht dies mit dem Budget, das zur Verfügung steht. So ergibt sich bei schlechter Planung nach Projektfertigstellung beispielsweise eine Budget-Ausnutzung von 200 %.

Außer im Projektbericht werden bei harten Budgets jedoch nie Umsätze errechnet, sondern solche Projektzeiten wurden stattdessen im Berichtsbaukasten mit einem Geldkoffer-Symbol markiert. Grund dafür ist, dass während der Projektabarbeitung noch nicht feststeht, wie gut Sie Ihr geplantes Budget einhalten werden:
Haben Sie also 7 Stunden lang an einer Aufgabe gearbeitet, für die Sie eigentlich Ihren Standard-Stundensatz von 100 € einkalkuliert haben, steht vor Projektabschluss nicht fest, ob Sie den geplanten Umsatz von 700 € wirklich erzielen werden. Dieser entsteht effektiv nur dann, wenn Sie bei Projektabschluss exakt 100 % des Budgets verbraucht haben. Und genau deshalb zeigt clockodo nicht einen Umsatz von 700 € an, sondern vermerkt mit dem Geldkoffer-Symbol nur, dass hartes Projektbudget genutzt wird.

Neu: Projekte in clockodo als abgeschlossen markieren und Umsätze verrechnen

Wegen der beschriebenen Problematik haben wir nun den Projektabschluss in clockodo eingeführt. Zu jedem Projekt finden Sie im Projektbericht nun den Button „Projekt abschließen“:

Nach Abschluss kann bei harten Budgets nun endlich zu jeder gebuchten Zeit errechnet werden, welcher Umsatz effektiv erzielt wurde. Da feststeht, wie gut das Budget eingehalten wurde, kann der Umsatz anteilig bestimmt werden: Im genannten Beispiel, bei dem Sie 7 Stunden zu einem geplanten Stundensatz von 100 € gearbeitet haben und die Budget-Ausnutzung 200 % beträgt, ergibt sich nur ein effektiver Umsatz von 350 €, da Sie das Budget weit überschritten haben.

Genau diese effektiven Umsätze werden nach Projektabschluss in clockodo angezeigt und verrechnet. So erhalten Sie letztendlich ein besseres Bild über den Gesamtumsatz, den Ihr Unternehmen in bestimmten Zeiträumen erzielt hat. Auch in den Exporten (CSV, PDF) werden für abgeschlossene Projekte die effektiven Umsätze sowie der jeweils effektive Stundensatz angezeigt, wo vorher bei harten Budgets eine 0 stand.

Wahlweise bleibt alles wie zuvor

Wenn Sie ein Projekt nicht abschließen, bleibt alles wie zuvor und Sie sehen im Berichtsbaukasten lediglich den Geldkoffer anstelle von effektiven Umsätzen.

Eintragssperre nach Abschluss

Bei Abschluss speichert clockodo die Kennzahlen zum Umsatz des Projekts, sodass diese auch noch zur Verfügung stehen, wenn Zeiten nachträglich gelöscht werden.

Ist ein Projekt abgeschlossen, kann deshalb niemand mehr abrechenbare Zeiten zu diesem Projekt buchen. Nicht abrechenbare Zeiteinträge dagegen können weiterhin hinzugefügt werden.

Projektabrechnungen für harte Budgets

Neben dem Projektabschluss haben wir eine weitere neue Funktion eingeführt: die Projektabrechnung für harte Budgets.

Speichern Sie den exakten Anteil des Budgets, der abgerechnet wurde

Bislang konnten Sie selbst bei harten Budgets nur einzelne Zeiteinträge als abgerechnet markieren. Dies war nicht sinnvoll, denn ist ein festes Budget vereinbart, stellen Sie Ihrem Kunden entweder exakt dieses Budget in Rechnung oder zunächst einen Anteil davon.

Genau dies lässt sich nun in clockodo abbilden: Zu jedem Projekt kann vermerkt werden, welcher Anteil des Budgets bereits abgerechnet wurde. Sie markieren also bei harten Budgets nicht mehr einzelne Zeiteinträge als abgerechnet, sondern das Projekt-Budget.

Budgets in Rechnung stellen

Budgets können nun nicht nur als abgerechnet markiert werden, sondern sie können direkt mit in die von clockodo erstellten Rechnungen aufgenommen werden.

Im Berichtsbaukasten erstellen Sie Rechnungen über den Button „Rechnung erstellen" ganz unten auf der Seite. Wie gewohnt öffnet sich das Fenster mit Ihren abrechenbaren Zeiten. Hier werden ab jetzt auch die Projekte mit harten Budgets angezeigt, welche zum initialen Bericht gehören. Diese können Sie komplett oder anteilig in Rechnung stellen.

Abrechnungsstatus für bisherige Projekte muss manuell gesetzt werden

Die Information, zu welchem Anteil Ihre bisherigen Projekte bereits abgerechnet wurden, können wir nicht verlässlich aus den bisherigen Informationen erschließen. Daher finden Sie auf der Übersichts-Seite „Projektberichte“ eine Funktion dafür, um den Abrechnungsstatus für alle Projekte rückwirkend ergänzen zu können.

Rechteänderung bei Verwendung von harten Budgets

Bei Zeiten zu Projekten mit harten Budgets verändern sich die Zugriffsrechte für Ihre Mitarbeiter. Sie bleiben nämlich bearbeitbar, obwohl sie bereits als abgerechnet markiert wurden. Lesen Sie dazu mehr in der Vorankündigung, die wir hierfür veröffentlicht haben.

Im Baukasten nach Budget-Typ filtern

Außerdem finden Sie im Berichtsbaukasten oben nun einen Filter „Budget“. Dort lassen sich die Projekte nach unterschiedlichem Budget-Typ für eine übersichtliche Aufstellung filtern.

Technische und funktionale Details & Änderungen an unserer Schnittstelle

Durch die neuen Abrechnungen ergeben sich im Hintergrund Änderungen an der Behandlung von Zeiteinträgen.

Projektabschluss & Abrechnung über API setzbar

Der Projektabschluss und die Projektabrechnung kann über unsere Schnittstelle (REST-API) gesetzt werden. Außerdem ist auch der neue Filter nach Budget-Typ in der Schnittstelle verfügbar.

Wann Zeiteinträge als abgerechnet markiert sind

Wie beschrieben, speichern Sie im Falle von harten Budgets nun nicht mehr für einzelne Zeiteinträge, dass sie abgerechnet wurden, sondern vermerken dies im Projekt.

Intern bleiben alle Zeiteinträge des Projekts solange als „nicht abgerechnet“ markiert, bis das Projekt komplett abgerechnet wurde. Ist ein Budget nur teilweise abgerechnet, bleiben die einzelnen Zeiteinträge also als „nicht abgerechnet“ markiert, insbesondere auch in der Schnittstelle und über die CSV-Export-Funktionen.

Aus Gründen größtmöglicher Rückwärtskompatibilität bleiben bisherige Zeiteinträge zu Budget-Projekten als abgerechnet markiert, obwohl das Budget noch nicht komplett abgerechnet wurde.

Über die API Gruppen von Zeiteinträgen als abgerechnet markieren

Es ist nicht mehr möglich, über die Schnittstelle ganze Gruppen von Zeiteinträgen als abgerechnet zu markieren, falls in der Gruppe Zeiten zu harten Budgets enthalten sind. Dann muss stattdessen das zugehörige Projekt als abgerechnet markiert werden (über die Api-Ressource /api/projects) und die Gruppe von Zeiteinträgen, die als abgerechnet markiert werden soll, muss auf Zeiten ohne hartes Budget gefiltert werden.