Ein voller Terminkalender, lange To-Do-Listen und viele spontane Aufgaben und Fragen – der Arbeitsalltag ist oft erschöpfend. Besonders Führungskräfte und Arbeitnehmer mit Verantwortung leiden unter Stress am Arbeitsplatz. Deadlines rücken näher, Tasks fallen unter den Tisch, Überstunden häufen sich. Chef und Angestellte stehen unter Druck und die Qualität der Arbeit sinkt.
Ein sinnvolles Zeitmanagement schafft Abhilfe, indem es den Arbeitsalltag strukturiert. Wenn Sie wissen, was Sie wann zu tun haben, schieben Sie keine Aufgaben vor sich her. Sie planen nicht zu wenig Zeit ein und fangen nicht erst kurz vor knapp an. Eliminieren Sie Zeitdiebe wie ständige Fragen, lange Überlegungen und Prokrastination und brechen aus Ihren Gewohnheiten aus. Eine Zeiterfassung ist ein sinnvolles Tool zu Ihrer Unterstützung.
Die Zeit läuft immer gleich schnell und jeder Tag hat 24 Stunden. Woran liegt es, dass die einen Menschen die vorhandene Zeit sinnvoller nutzen als andere? Wie erledigen die einen alle Tasks in acht Stunden, während die anderen lange bleiben? Die Strukturierten betreiben nicht direkt Zeitmanagement, sondern vorausgeplante Selbstorganisation. Sie teilen den Tag oder die Woche zu Anfang genau ein. Das klingt anstrengend und einengend, wirkt nach hinten raus jedoch befreiend, wenn Sie in der regulären Arbeitszeit alles erledigen.
Selbst spontane Änderungen sind einfacher in eine Planung einzubringen als wenn Sie nicht mehr wissen, ob eine dringende Aufgabe in Ihre Tagesplanung passt. Andersherum besteht die Möglichkeit, dass Sie von vorn herein Zeitfenster für unerwartete Tätigkeiten freihalten.
Mit gutem Zeitmanagement teilen Sie die verfügbare Zeit in Phasen auf, für die bestimmte Aufgaben vorgesehen sind. Das funktioniert durch einen Zeitplan mit festgelegten Uhrzeiten oder Sie weisen wichtigen Aufgaben direkt mehr Zeit zu. Die vorausgehende Planung ist essenziell und verbraucht weniger Zeit als der Stress, den ein schlechtes Zeitmanagement verursacht. Wie eine solche Arbeitsorganisation aussieht, verraten 17 Tipps, gefolgt von drei konkreten Zeitmanagement Methoden.
Eine strukturierte Organisation ergibt sich aus einer sinnvollen Priorisierung, einer termingenauen Planung und dadurch, die eigene Arbeitsweise miteinzubeziehen. Im Folgenden gibt es für diese drei Schritte praktische Tricks.
Die richtige Priorisierung der Aufgaben ist das A und O im Zeitmanagement. Wichtige Aufgaben sind zuerst an der Reihe, weniger wichtige erst, wenn die anderen erledigt sind. Unwichtige Tasks fallen gar nicht ins Gewicht. Die ABC-Methode von H. Ford Dickie von 1951 unterscheidet zusammengefasst die einzelnen Aufgaben in drei Stufen: Der Buchstabe A kennzeichnet Aufgaben, die wichtig und dringend sind. B-Aufgaben sind weniger wichtig und C-Aufgaben unwichtig. Die ABC-Analyse funktioniert für verschiedenste Bereiche. Klassisch fallen 80 Prozent des Gewinns A-Aufgaben (oder A-Kunden, A-Produkten) zu, 15 Prozent B-, und fünf Prozent C-Aufgaben.
Wie lässt sich noch priorisieren?
Die Planung zu Beginn der Arbeit gibt Struktur. Mit drei Aufgaben, die Sie sich für den Tag vornehmen, ist Ihr Tag gut gefüllt, bietet aber noch Platz für spontane Tasks. Die genauer Aufgaben-Anzahl variiert von Unternehmen zu Unternehmen und in den Aufgaben-Arten. Finden Sie heraus, welche Anzahl für Ihr Zeitmanagement passt. Je nach Branche ist auch ein Wochenplan denkbar.
Ordnen Sie den wichtigen Aufgaben mehr Zeit zu. In welche Prozentangaben Sie den Tag teilen, ist Ihnen überlassen. Ein Beispiel ist 50 Prozent für eine wichtige Aufgabe, 30 Prozent für zwei weniger wichtige Tasks und 20 Prozent für unwichtige oder spontane Aufträge.
Welche Tasks sind nicht dringend und nicht wichtig? Löschen Sie diese unter Umständen komplett und entschlacken das Zeitmanagement.
Welche Aufgaben passen nicht mehr in den Tag? Hat ein anderer Mitarbeiter Zeit dafür? Delegieren Sie Aufgaben, die jemand anderer übernehmen kann.
Prokrastinieren ist ein großer Zeitfresser. Jedes durchgeplante Zeitmanagement leidet unter ständigem Aufschieben. Erledigen Sie anstrengende, langweilige oder unangenehme Aufgaben deswegen als Erstes. Sie haben diese hinter sich und konzentrieren sich auf die wichtigen Aufgaben, ohne an kommendes Übel zu denken. Diese Methode ist auch als Eat the Frog von Brian Tracy bekannt.
Eine effektive Arbeitsorganisation bestimmt den Erfolg des Zeitmanagements. Planen Sie für den Tag oder die Woche eine bestimmte Anzahl an Aufgaben ein. Diese erledigen Sie und verändern den Plan nur im Notfall. Arbeiten Sie nach der aufgestellten Priorisierung.
Simples und effektives Zeitmanagement mit einer Checkliste. Welche Aufgaben fallen an? Ordnen Sie die Aufgabenliste direkt nach Priorität und arbeiten sie von wichtig nach unwichtig ab.
Die nächste Deadline plagt Sie? Setzen Sie sich ab sofort kürzere Abgabetermine und planen so einen Puffer ein. Sind Sie früher fertig, ist die nächste Aufgabe dran oder sie machen eine wohlverdiente Pause.
Langwierige und umfangreiche Projekte erscheinen im Ganzen zu groß, um sie zu überblicken. Unterteilen Sie solche Projekte in mehrere kleine Posten und erleichtern so die Zeitplanung für diese. Diese priorisieren Sie und delegieren einfache Aufgaben. Der Berg an Arbeit ist in kleine Häufchen unterteilt und gefühlt schneller zu bewältigen.
Sie benötigen einen Endpunkt für ein effektives Zeitmanagement. Überlegen Sie, wann eine Aufgabe in Ihren Augen erfolgreich abgeschlossen ist. Alles darüber hinaus ist vergebene Liebesmüh und bringt die Sache nicht weiter.
Alles perfekt machen zu wollen zögert die Fertigstellung einer Aufgabe hinaus. Ist das Ziel des Projekts erreicht, machen Sie mit dem nächsten Punkt auf Ihrer Liste weiter.
Unterbrechen Sie die Arbeit an einer größeren Aufgabe nicht für jeden Kleinkram. Machen Sie stattdessen eine geplante Pause von der wichtigen Aufgabe und arbeiten mehrere kleine To-Dos ab. Beantworten Sie beispielsweise Mails alle auf einmal statt jede zehn Minuten eine einzelne.
Nicht jeder arbeitet auf dieselbe Art und Weise. Für sich selber herauszufinden, welche Umstände förderlich sind und was einen motiviert, ist unerlässlich. Dass Sie ein Zeitmanagement und Ihre Ziele einhalten, setzt ein gutes Selbstmanagement voraus.
Monotasken Sie anstatt zu multitasken. Die Konzentration auf eine einzige Aufgabe erleichtert es Ihnen, sich nur mit dieser auseinanderzusetzen. Nach jeder Unterbrechung benötigen Sie Zeit, wieder in die Aufgabe rein zu kommen.. Sparen Sie sich diese und unterbrechen die Arbeit nur in dringenden Fällen.
Schalten Sie Telefon und Mails aus und gönnen sich Ruhe für Ihren Task. So eliminieren Sie ständige Ablenkungen und konzentrieren sich auf die wichtigen Dinge. Integrieren Sie solche Phasen von vorn herein ins Zeitmanagement. Bitten Sie Mitarbeiter und Kollegen, in dieser Zeit nicht zu stören.
Sie wissen selbst, zu welcher Uhrzeit Sie am produktivsten sind und wann Ihre Leistungskurve nach unten geht. Zu unproduktiven Zeiten ist es in Ordnung, eine Pause zu machen. Richten Sie Ihre Aufgaben und To-Do-Listen so ein, dass sie zu Ihrer persönlichen Müdigkeitskurve passen. Sind Sie eine Eule, eine Lerche oder ein Zwischending? Nutzen Sie Ihre produktiven Zeitfenster optimal aus.
Genauso wichtig wie konzentriertes Arbeiten sind Pausen. Durchlüften Sie das Gehirn und entlasten im Büro ihre Augen durch eine Bildschirmpause. Planen Sie die kurzen Auszeiten direkt im Zeitmanagement als festen Bestandteil ein. Nach jeder erledigten Aufgabe stehen Sie vom Schreibtisch auf und gehen einmal über den Flur. Mittags wirkt eine Portion frische Luft im Park wahre Wunder.
Viele Aufgaben sind abhängig von anderen Faktoren. Materialbeschaffung, Recherche, Vorarbeit und Workflows beeinflussen Sie in Ihrer Arbeit. Berücksichtigen Sie solch unveränderbare Konstanten in Ihrem Zeitmanagement. Der tollste Plan hilft nicht, wenn Voraussetzungen für die Aufgaben fehlen.
Gemeinsame Besprechungen zum weiteren Vorgehen fühlen sich ewig lang an? Probieren Sie aus, solche Termine kürzer anzusetzen. Häufig ist in der Hälfte der Zeit alles besprochen und die andere Hälfte füllt sich mit sinnlosen Diskussionen. Stoppen Sie, wenn nichts Produktives mehr kommt, und arbeiten weiter an Ihren Aufgaben.
Machen Sie genug Pause? Kennen Sie die gesetzlichen Vorgaben?
Lesen Sie im Lexikon alles rund um die Pausenregelung!
Das beste Zeitmanagement scheitert, wenn niemand überprüft, ob die erfolgten Maßnahmen so Sinn ergeben. Eine Analyse nach einem Projekt oder einem Zeitraum nimmt natürlich auch Zeit in Anspruch. Investieren Sie diese jedoch in einen Rückblick, können Sie feststellen, ob Sie produktiver waren verglichen mit dem Projekt oder Zeitraum davor.
Beobachten Sie sich selbst. Habe ich wirklich auf meinen Biorhythmus geachtet? Konnte ich während dieser Phase mehr schaffen als zu der Zeit, in der ich meinen Körper zu frühem Aufstehen/langer Arbeit gezwungen habe? Bei positiven Ergebnissen behalten Sie die Maßnahme bei. Stellen Sie fest, dass sich die Produktivität vielleicht sogar verschlechtert hat, nehmen Sie andere Maßnahmen vor. Diese überprüfen Sie im Nachhinein erneut. So gelangen Sie zu genauen Ergebnissen darüber, wie Sie Ihr Zeitmanagement am besten gestalten.
Die Zeitmanagement-Methode nach dem Eisenhower-Prinzip sortiert alle Aufgaben in einer Matrix. Diese Matrix besteht aus zwei mal zwei Quadranten. Oben links stehen alle Aufgaben, die sowohl dringend als auch wichtig sind. Diese Aufgaben stehen auf Ihrer eigenen Liste ganz oben. In der Matrix oben rechts finden sich Tasks, die nicht dringend, jedoch wichtig sind. Solche Tasks erledigen Sie zu einem späteren Zeitpunkt. In der unteren Zeile der Matrix stehen links die dringenden, aber unwichtigen Aufgaben. Diese delegieren Sie an einen Mitarbeiter oder Kollegen. Ins letzte Feld gehören die nicht dringenden, unwichtigen Tasks. Sie sprengen die Möglichkeiten Ihres Zeitmanagements und wandern in den Papierkorb.
Praxisbeispiel:
Isabell, 32 Jahre, leitet eine Werbeagentur. Die Agentur hat heute einen großen Auftrag erhalten und Isabell möchte sich direkt an dessen Planung begeben. Zusätzlich zu dem Auftrag hat sie noch weitere Aufgaben auf ihrer To-Do-Liste. Hierzu gehören die Vorbereitung eines Mitarbeitergesprächs, die Aufbereitung interner Daten sowie die Umgestaltung ihres Büros. Isabell nutzt das Eisenhower-Prinzip für ihre Aufgaben, um Stress zu vermeiden, und unterteilt die Aufgaben in die entsprechenden Kategorien.
Da der neue Auftrag sehr wichtig für die Agentur ist und eine Frist besitzt, möchte sie sich direkt selbst an die Planung begeben. Das Mitarbeitergespräch ist ebenfalls sehr wichtig, da dieses aber erst in vier Wochen ansteht, ist die Planung noch nicht dringend und kann zunächst aufgeschoben werden. Die Aufbereitung der internen Daten ist für ein Meeting am nächsten Tag wichtig, muss aber nicht von ihr selbst erledigt werden, weshalb sie diese Aufgabe an Lukas aus der Finanzabteilung delegiert. Die Umgestaltung ihres Büros ist momentan weder wichtig noch dringend, so dass Isabell diese Aufgabe von ihrer To-Do-Liste löscht.
Im Zeitmanagement steht ALPEN für die Reihenfolge von Projektinhalten:
Mit der ALPEN-Methode planen Sie im Zeitmanagement auch mit ein, dass Sie Entscheidungen treffen und kontrollieren. Priorisieren Sie und entscheiden, welche Aufgaben Sie selbst erledigen. Dem Puffer fällt ebenfalls ein Zeitraum zu, den Sie mit einbeziehen. Die Nachkontrolle nimmt Zeit ein, spart aber eine Korrekturschleife, wenn Sie Fehler vor der Abgabe entdecken.
Für die tatsächliche Arbeit sieht das Prinzip 60 Prozent der Zeit vor. Die anderen 40 Prozent entfallen auf Pufferzeiten und andere Aktivitäten wie spontane Aufgaben oder soziale Kontakte. So deckt die ALPEN-Methode nicht nur die Aufgabe an sich ab, sondern auch alles, was zusätzlich anfällt.
Das nach Vilfredo Pareto benannte Prinzip besagt, dass 80 Prozent des Erfolgs mit 20 Prozent Aufwand erzeugt werden. Die restlichen 20 Prozent Erfolg benötigen die anderen 80 Prozent des Aufwandes. Finden Sie heraus, wo Sie mit wenig Aufwand viel erreichen. Sie ermitteln dadurch, welche Aufgaben Sie zuerst erledigen, um einen großen Effekt zu erzielen. Machen Sie sich klar, dass die anderen 20 Prozent Erfolg viermal so viel Einsatz brauchen. Sie entscheiden von Fall zu Fall, ob Sie diese Arbeit dann noch machen. Perfektion ist laut Pareto-Prinzip unproduktiv und die Zeit, die für die letzten 20 Prozent Erfolg nötig wäre, ist woanders besser genutzt.
Im Arbeitsalltag geht oft die Erkenntnis unter, wie viel Zeit eine bestimmte Aufgabe überhaupt verbraucht. Es ist sinnvoll, seine eigene Arbeitszeit zu verfolgen und sich aufzuschreiben, wann welche Tätigkeit angefallen ist. Das klassisch mit Zettel und Stift zu erledigen ist eine Möglichkeit, die aber häufig zum neuen Zeitdieb wird. Besser eignet sich eine digitale Zeiterfassung. Das Tool übernimmt diese Arbeit und läuft im Alltag nebenbei mit. Sie erleichtert die Planung und Priorisierung durch informative Berichte und Auswertungsmöglichkeiten zu Ihren Projekten auf der aufgewendeten Zeit.
Projektmanagement-Tools organisieren Ihre Aufgaben und Sie bestimmen, in welcher Reihenfolge und Priorität Sie diese abarbeiten. Verschiedene Funktionen ermöglichen, die Tasks zu verlinken, jemandem zuzuordnen und einen Zeitraum festzulegen. Die Programme geben Ihnen die Übersicht, welche Aufgaben noch anfallen und welche bereits fertig sind. Sie entlasten Ihre Denkarbeit und lösen eine chaotische Zettelwirtschaft und Notizen ab, die schnell verloren gehen.
In jedem Unternehmen gibt es Hürden und historisch gewachsene Situationen, die ein gutes Zeitmanagement erschweren. Besonders schwierig ist es, die Zuständigen zu bitten, ihre Arbeitsweise und Gewohnheiten zu ändern. Vorgesetzte dürfen sich beim Zeitmanagement nicht von festgewachsenen Strukturen aufhalten lassen. Machen Sie sich daher einen genauen Plan:
Nichtsdestotrotz ist das Zeitmanagement je nach Branche verschieden. Von Beruf zu Beruf ist es unterschiedlich wichtig, spontane Aufgaben zu bearbeiten oder Fragen zu beantworten. Durch die schnelle Arbeitsweise und viele Möglichkeiten der Kommunikation lassen sich Störfaktoren nur bedingt eliminieren. Beachten Sie bei Ihrer Terminplanung deswegen, wie viel Zeit Sie für solch plötzlich aufkommende Tasks freihalten. Fallen diese doch nicht an, warten noch genügend andere Aufgaben, für die Sie den Freiraum nutzen.
Bleiben Sie zudem flexibel in Ihrer Zeitplanung. Wenn Sie wissen, wie viel Zeit Sie für eine Aufgabe eingeplant haben, lässt sich diese leichter durch neue, dringendere Ereignisse austauschen. Hier kommt Ihnen der Puffer zugute, den Sie für den alten Task vorgesehen haben.
Zeitmanagement ist vor allem Selbstmanagement. Mit den richtigen Methoden und einer strukturierten Planung lässt sich der Arbeitsalltag sinnvoll gestalten. Sie wägen ab, welche Aufgaben und Termine Sie tatsächlich wahrnehmen. Andere Tasks delegieren Sie oder lassen sie bleiben, wenn der Aufwand unverhältnismäßig hoch ist. Für die Aufgaben nehmen Sie sich im Voraus geplante Zeit passend zu Ihrer Leistungskurve und schotten sich für eine bessere Konzentration ab. Zeitdiebe wie Prokrastination, lange Diskussionen oder häufige Störungen vermeiden Sie möglichst. Steigern Sie Ihre eigene Produktivität und die des Unternehmens mit dem richtigen Zeitmanagement.
Katharina Bensch
Bechtle
Peerigon GmbH
Phoenix Logistik
Fidea