Rechnungen erstellen direkt aus clockodo heraus
Das letzte verbleibende Puzzle-Teil in Ihrem Abrechnungsprozess: Abrechenbare Zeiten können seit dem heutigen Update direkt über clockodo in Rechnung gestellt werden. Dabei können Sie für einen individuell zusammengestellten Bericht oder Teilbericht den Rechnungsvorgang anstoßen. Nach der Auswahl einiger Optionen erstellt clockodo die Rechnung direkt in Ihrer speziellen Rechnungsanwendung.
Voraussetzung dafür ist, dass Ihre Rechnungsanwendung – wie clockodo auch – online verfügbar ist und eine sogenannte API anbietet. Beispiele für deutsche Anbieter einer solchen Rechnungslösung sind easybill.de, fastbill.de oder billomat.com.
Die Rechnung wird dabei als Entwurf in Ihrer Rechnungsanwendung erstellt. Nachdem dessen Erstellung von clockodo angestoßen wurde, können Sie einem direkten Link folgen und die Rechnung in Ihrer Rechnungsanwendung weiterbearbeiten. Das große Plus dieser ausgelagerten Lösung: Sie können alle Möglichkeiten Ihrer speziellen Rechnungsanwendung nutzen (z.B. Briefpapiere, Dokumentenvorlagen, Textbausteine, direktes Versenden der Rechnung per Post, Mahnwesen, Verwaltung von speziellen Steuersätzen sowie Skonti und Rabatten, spezielle Buchhaltungsexporte, ...).
Das erste Bild auf der linken Seite zeigt einen Ausgangsbericht der im nächste Schritt zu einer Rechnung umgewandelt wird. Unter anderem ist auch zu sehen, welche Möglichkeiten Sie haben um das Erstellen der Rechnung anzustoßen: Für den kompletten Bericht über den Link am Seitenende, sowie für Teilberichte über die jeweiligen Menüs.
Im zweiten Bild sehen Sie den sich öffnenden Dialog zur Rechnungserstellung. clockodo hat für Sie die Zeiteinträge in das richtige Rechnungsformat umgewandelt und dabei die Beschreibung entsprechend Ihrer Berichtszusammensetzung erstellt. Hier können Sie nun auswählen welche der Rechnungspositionen letztendlich den Weg in die Rechnung finden soll und können weiterhin den einzelnen Rechnungspositionen Artikelnummer aus Ihrer Rechnungsanwendung zuweisen.
Um bei regelmäßiger Rechnungserstellung nicht jedesmal die Kunden sowie Artikelnummern zuweisen zu müssen, können Sie eine Standard-Auswahl vorgeben:
- In der Kundenverwaltung können Sie einzelne Kunden mit einem Kunden Ihrer Rechnungsanwendung verknüpfen (als drittes Bild auf der linken Seite sehen Sie ein Beispiel für das Verknüpfen eines Kunden)
- In der Leistungsverwaltung können Sie Ihre clockodo-Leistungen mit Rechnungsposten Ihrer Rechnungsanwendung verknüpfen
Natürlich können Sie auch clockodos Funktion zum Aufrunden von Zeiten bei der Rechnungserstellung nutzen. Dazu müssen Sie lediglich im Ausgangsbericht die Rundung aktivieren. Der besondere Clou: Haben Sie einen Bericht beispielsweise nach „Leistung“ -> „Beschreibung“ -> „Tag“ zusammengesetzt, findet die Rundung dementsprechend tageweise für Leistungen mit gleicher Beschreibung statt. Bei der Erstellung der Rechnung werden Sie allerdings eine Option finden, mit welcher Sie die Gruppierung der Rechnungsposten wieder auf eine Zusammensetzung nach „Leistung“ -> „Beschreibung“ oder nur „Leistung“ zusammenkürzen können. Dabei bleiben die zuvor ermittelten gerundeten Werte des Berichts erhalten.
Der erste von clockodo integrierte Rechnungsanbieter is easybill.de. Weitere können jedoch auf einfache Weise hinzugefügt werden sodass Sie uns gerne Ihre spezielle Rechnungsanwendung mitteilen können.
