Neue Mitarbeiterverwaltung: Soll-Stunden, Urlaub, Krankheitstage & Überstunden in clockodo verwalten

Viele neue Funktionen rund um das Thema Mitarbeiterverwaltung und Auswerten von Arbeitszeiten haben Einzug in clockodo gehalten. Unterm Strich erstellt clockodo nun ausführliche Mitarbeiterberichte, die Arbeitszeitvorgaben (Sollstunden) berücksichtigen, aber auch Feiertage, Abwesenheiten wegen Urlaub, Sonderurlaub oder Krankheit sowie den Abbau von erarbeiteten Überstunden. Darüber hinaus können Mitarbeiter Urlaubsanträge einreichen, die Sie als Chef verwalten können.

Was ist alles neu?

Arbeitszeitübersicht mit Stundenkonten

Neben der Übersicht mit Kennzahlen aller Mitarbeiter weist ein ausführliches Stundenkonto auch in kalendarischer Form alle wichtigen Informationen zur Arbeitszeit eines einzelnen Mitarbeiters auf. Wie viele Soll- und Ist-Stunden hat der Mitarbeiter? Wann hat er Urlaub? Wie viele Überstunden hat er? Der Chef hat die Übersicht über alle Stundenkonten seiner Mitarbeiter und kann sich in der kalendarischen Ansicht Details eines Mitarbeiters ansehen. Doch auch als Mitarbeiter ist die übersichtliche Kalenderdarstellung des Stundenkontos ein Vorteil. Er hat jederzeit einen Überblick über seine Plus- bzw. Minusstunden, was besonders bei Gleitzeit hilfreich ist.

Urlaub, Feiertage und Krankheit

Dank des neuen Updates können Urlaubsanträge nun direkt in clockodo eingereicht werden. Diese Anträge bekommt der Chef per E-Mail und auf sein Dashboard der Software und kann sie akzeptieren oder ablehnen. Auch komplexe Sachlagen wie eine Krankheit des Mitarbeiters innerhalb seines Urlaubs können mit wenigen Klicks in der Zeiterfassung eingetragen werden. Dank des Tools können Sie sehen: Habe ich zu dieser Zeit im Unternehmen genügend Ressourcen, um dem Urlaub stattzugeben? Wieviele Tage seines Jahresurlaubs hat ein Mitarbeiter bereits verbraucht? clockodo ist damit die perfekte Möglichkeit, die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter zu verwalten.

Überstundenmanagement

Aufgebaute Überstunden werden mit in den nächsten Monat genommen und können per Antrag an den Chef abgebaut werden. Auszahlungen von Überstunden sowie Überträge ins nächste Jahr können eingetragen und in den Auswertungen berücksichtigt werden.

Die automatische Abgeltung von Überstunden erlaubt es, dass zum Beispiel die ersten zehn Stunden Mehrarbeit pro Monat nicht als Überstunden ausgewiesen und gerechnet werden. In dem Fall würde erst die elfte Überstunde eines Mitarbeiters dazu führen, dass er sich ein Überstundenkontingent aufbaut. Dies ist in einigen Tarifverträgen und individuellen Arbeitsverträgen so vereinbart und kann auch entsprechend in clockodo abgebildet werden.

Benutzerfreundlichkeit & Kalenderübersichten

Was nützen die besten Informationen, wenn sie nicht zu überblicken sind? Wegen dieser stichhaltigen Frage nehmen wir alle unsere Neuentwicklung genau unter die Lupe und haben auch in diesem Update viel Wert auf Details gelegt.

In mehreren Farben ist so zum Beispiel in den Mitarbeiterberichten leicht zu erkennen: Wann hat der Mitarbeiter Urlaub? Wann war er krank? Wann hat er Überstunden abgebaut? Ein anderes Beispiel sind neu eingeführte Auswahlfunktionen in den Überschriften. Überfahren Sie beispielsweise mit der Maus den Mitarbeiternamen, können Sie per Auswahlfeld zwischen Mitarbeitern hin- und herspringen.

Was ist für mich als Chef nun zur Einrichtung zu tun?

Grundlegende Firmeneinstellungen für den Mitarbeiterbereich

Zunächst können Sie als Chef Ihre Firmeneinstellungen konfigurieren, um zum Beispiel die Feiertage Ihrer Region und die individuellen Sollstunden Ihrer Mitarbeiter zu bearbeiten. Nach dem Login klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad, um von dort in die Einstellung der „Firma“ zu gelangen. Dort sehen Sie den Unterpunkt „Einstellungen für die Arbeitszeitverwaltung“, der es Ihnen ermöglicht, Feiertage, Soll-Arbeitsstunden, Überstundenabgeltung und die Anzahl der jährlichen Urlaubstage einzutragen. Mit den Soll-Arbeitsstunden legen Sie die regulären Arbeitszeitvorgaben in Stunden pro Tag fest. Hieraus berechnen sich automatisch die Überstunden Ihrer Mitarbeiter.

Hierbei handelt es sich um die Standardeinstellungen innerhalb Ihres Unternehmens. Für jeden Mitarbeiter können diese Werte in dessen Einstellungen überschrieben verwenden.

Festlegen von Feiertagen

Feiertage werden in clockodo in Gruppen zusammengefasst um den unterschiedlichen Regelungen in den verschiedenen Regionen gerecht zu werden. Sie wählen eine Standard-Feiertagsgruppe für Ihr Unternehmen aus, können aber für jeden Mitarbeiter eine abweichende Feiertagsgruppe konfigurieren. Vor allem bei mehreren Unternehmenssitzen in unterschiedlichen Regionen ist dieses Feature wichtig.

Über „Feiertage bearbeiten“ können Sie eine neue Feiertagsgruppe erstellen oder eine der vorgefertigten Kalendervorlagen wählen. Dazu gehen Sie bitte über das Zahnrad oben rechts auf "Firma". Über die dann angezeigten Firmeneinstellungen gelangen Sie zu den Feiertagseinstellungen. Unter dem Punkt "Einstellungen für die Arbeitszeitverwaltung" finden Sie die "Standard-Feiertage".

Andere Einstellungen für ausgewählte Mitarbeiter

Neben der Möglichkeit, all Ihren Mitarbeitern die firmenweite Feiertagsgruppe oder standardisierte Sollstunden zuzuordnen, können Sie diese Angaben für einzelne Mitarbeiter auch individualisieren. Das heißt, dass Sie einzelnen Mitarbeiter zum Beispiel bei Teilzeit für ein halbes Jahr 4 Sollstunden pro Tag zuordnen können, während die anderen Mitarbeiter Ihres Unternehmens 8 eingetragene Sollstunden haben. Auch für die Urlaubstage sind Differenzierungen möglich.

Wie gehe ich als Chef danach mit den Funktionen um?

Urlaub und Abwesenheiten

Reicht ein Mitarbeiter per clockodo einen Urlaubsantrag ein, dann können Sie diesen als Chef verwalten, bestätigen oder ablehnen. "Unbearbeitete Abwesenheitsanträge" bekommen Sie dafür direkt im Dashboard angezeigt. Oder wählen Sie oben rechts über die Mitarbeitereinstellungen (links neben dem Zahnrad) den Punkt "Mitarbeiter". Über das Zahnrad neben den Mitarbeitern sind Sie in der Lage, die Abwesenheiten des jeweiligen Mitarbeiters zu verwalten. Neben regulärem Urlaub können Sie hier Sonderurlaub, Krankheit und Überstundenabbau eintragen. 

Überstunden

Aufgebaute Überstunden werden automatisch mit in den nächsten Monat gezogen. Neben der puren Ansicht der Daten können Sie als Chef diese außerdem verwalten. Das heißt zum Beispiel, dass Sie die Überstunden eines Mitarbeiters reduzieren können, wenn sie ausgezahlt wurden oder der Mitarbeiter sie abbauen möchte. Dafür klicken Sie in den Mitarbeitereinstellungen (links neben dem Zahnrad oben rechts, Unterpunkt "Mitarbeiter") auf das Zahnrad neben dem betreffenden Mitarbeiter. Dort können Sie die "Abwesenheiten bearbeiten" und unter "Abwesenheit eintragen" den Punkt "Überstunden abbauen" wählen.

Nutzung der Mitarbeiterberichte

Über das Dropdown im Berichte-Menü können Sie zwischen dem "Berichtsgenerator", den "Projektberichten" und den "Mitarbeiterberichten" wählen. Die Mitarbeiterberichte geben Ihnen Informationen über das Stundenkonto und den jährlichen Urlaubsanspruch Ihrer Mitarbeiter. Auch die Fragen, wie viele Tage sie in diesem Jahr krank waren oder an wie vielen Tagen sie Urlaub bzw. Sonderurlaub hatten, werden Ihnen übersichtlich und schnell beantwortet. 

Klicken Sie auf einen Mitarbeiter um dessen Jahresübersicht aufzurufen. Innerhalb dieses Berichts haben wir außerdem etwas für die Nutzerfreundlichkeit getan: Der Wechsel zwischen den Mitarbeitern erfolgt direkt über ein Dropdown im oberen Bereich, gleiches gilt für die Mitarbeitereinstellungen.

Was ist neu für mich als Mitarbeiter?

Für Mitarbeiter ist der größte Vorteil des neuen Updates der Überblick über das eigene Arbeitszeitkonto.

Wie viele Überstunden habe ich? Wie lange muss ich heute noch arbeiten um meine zu leistende Arbeitszeit zu erfüllen? Wie viele Urlaubstage habe ich bereits genommen, wie viele habe ich noch? Diese und viele weitere Fragen kann sich der Mitarbeiter problemlos beantworten.

Mein Mitarbeiterbericht

Über das obige Dropdown gelangen Sie zu Ihrem Mitarbeiterbericht. Hier sehen Sie nun Ihre Auflistung des gesamten Jahres. Nach Monat und Kalenderwoche sortiert, sehen Sie hier an welchen Tagen Sie wie viele Stunden gearbeitet haben.

Auch wird Ihnen angezeigt, wann ein Feiertag war, wann Sie Urlaub hatten oder wann Sie krank waren. Um neben der Abweichung zu Ihrer vorgegebenen Arbeitszeit auch Ihre Soll-Stunden sowie die tatsächlich geleisteten Stunden anzuzeigen, aktivieren Sie bitte über dem Kalender den Punkt "Stundenanzahl auch anzeigen".

Meine Abwesenheiten

Als Mitarbeiter ist es Ihnen einfach möglich, Ihre Abwesenheiten einzusehen und zu verwalten. Per Klick über das Zahnrad oben rechts auf „Meine Abwesenheiten“, können Sie als Mitarbeiter folgende Abwesenheiten bei Ihrem Chef beantragen: „Regulärer Urlaub aus Urlaubskontingent“, „Sonderurlaub“, „Überstunden abbauen“, „Krankheitstag“.

Durch diese direkte Kommunikation zwischen Mitarbeiter und Chef ist eine enge Abstimmung möglich. Außerdem ermöglicht clockodo eine einfache und schnelle Übertragung Ihrer Abwesenheitswünsche. Dank einer übersichtlichen Kalenderansicht haben Sie alle Ihre Abwesenheiten auf einem Blick.

Aussicht: Das haben wir noch an weiteren Funktionen geplant

Der Mitarbeiterbereich ist bereits jetzt sehr umfangreich. Trotzdem gibt es bereits Funktionen, die wir schon jetzt als wichtig erkannt haben und in Kürze ergänzen werden:

• Kalendarische Ansicht über die Abwesenheiten aller Mitarbeiter:
  Für jeden einzelnen Mitarbeiter werden die Abwesenheiten derzeit sehr übersichtlich kalendarisch dargestellt. Zur genauen Urlaubsplanung ist es für Sie als Chef jedoch nötig, alle Abwesenheiten gleichzeitig im Überblick zu sehen. Eine solche Ansicht liefern wir in Kürze nach. (Geplante Fertigstellung: 1. Quartal 2016)
  UPDATE 04.03.2016: Der Abwesenheitskalender ist nun verfügbar
• Pausenzeiten:
  Oft möchten Sie nicht nur Arbeits-, sondern auch Pausenzeiten kontrollieren. Dies ist mit dem aktuellen Funktionsumfang noch nicht effektiv möglich. Hierzu werden wir clockodo anpassen. (Geplante Fertigstellung: 3. Quartal 2016)

Bleibt der Preis für clockodo gleich?

Nein, leider nicht ganz. Zum ersten Mal in den fast 5 Jahren die clockodo nun am Markt ist, werden wir die Preise leicht erhöhen. Für Sie als Bestandskunden ändert sich der Preis jedoch nur, wenn Sie auch das neue Mitarbeiter-Modul nutzen möchten.

Der neue Monatspreis für clockodo beträgt 6 € für den ersten Benutzer und 5 € für jeden weiteren Mitarbeiter.

Bestandskunden erhalten außerdem einen Rabatt: Testen Sie alle neuen Funktionen ohne Zusatzkosten drei Monate lang kostenfrei. Entscheiden Sie dann, dass Sie die neuen Funktionen nicht brauchen, ändert sich Ihr Preis nicht und Sie nutzen clockodo genauso wie bisher. Möchten Sie die Funktionen nutzen, erhalten Sie als Bestandskunden einen vergünstigten Preis, nämlich sowohl 5 € für den ersten Mitarbeiter, als auch 5 € für jeden weiteren.

Dies bedeutet auch, dass für jeden Bestandskunden der clockodo bislang als Einzelnutzer nutzt, der Preis exakt gleich bleibt.