Mit Pauschalen erfassen Sie Tagessätze, Material- und Fahrtkosten
Ab sofort können Sie feste Pauschalen hinterlegen und diese bei Bedarf Ihren Kunden und Projekten hinzufügen. Für diese neuen Pauschalen geben Sie nicht mehr für jeden Eintrag erneut eine Summe ein. Stattdessen definieren Sie im Vorfeld einen Preis für eine Einheit. Erstellen Sie zum Beispiel eine Pauschale für die Fahrtkosten: 0,30 € pro Kilometer. Auch Materialkosten können Sie hiermit hinterlegen, damit Sie diese nicht jedes Mal neu eingeben müssen.
Pauschalen definieren
In den Stammdaten finden Sie nun neben Kunden, Projekten und Leistungen auch die Pauschalen. Über den grünen Plus-Button erstellen Sie eine neue Pauschale. Tragen Sie hier den Namen ein, zum Beispiel „Fahrtkosten“, geben den Preis pro Einheit ein und fügen die Einheit mit maximal sechs Zeichen frei hinzu. Für eine Pauschale können Sie auch eine Nummer und eine Notiz hinterlegen.
Pauschaleinträge erstellen
Um im Alltag dann eine Pauschale einem Projekt hinzuzufügen, tragen Sie diese über das Zeiteintragsformular ein. Wie gewohnt finden Sie im Browser unter Zeiteinträge und „Neuer Zeiteintrag“ unten links im gelben Formular den Button für eine Pauschale. Geben Sie hier Datum, Kunde und wahlweise Projekt ein. Unter Leistung / Pauschale tragen Sie nun entweder wie gewohnt eine vorhandene Leistung ein und dann können Sie einen beliebigen Wert eintippen. Im Feld Leistung / Pauschale finden Sie ab sofort auch die zweite Möglichkeit: Die Auswahl einer angelegten Pauschale. Wählen Sie diese aus, geben die entsprechende Menge ein und clockodo errechnet automatisch den Gesamtpreis.
In der Stoppuhr tragen Sie eine Pauschale über den Menüpunkt „Nachtragen“ ein. Wechseln Sie von Zeiteintrag zu Pauschale und tragen Datum, Kunde und wahlweise Projekt ein. Auch hier wählen Sie unter Leistung / Pauschalen aus, ob Sie einen freien Wert für eine Leistung oder eine von Ihnen hinterlegte Pauschale mit Mengenangabe eintragen.
Die neuen Pauschalen finden Sie genau wie die alten in den eigenen Zeiteinträgen, den Berichten sowie den zugehörigen Exporten. In der Rechnungsstellung haben Sie die Möglichkeit, Pauschalen als einzelne Positionen auflisten zu lassen. Die API-Schnittstelle beinhaltet die Pauschalen ebenfalls.
Alle Pauschalen sind ab sofort immer abrechenbar.
Sehr geehrtes Clockodo Team,
ich finde die Weiterentwicklung der Pauschalpreisverbuchungen für wiederkehrende Leistungen in den einzelnen Projekten eine sehr gute Sache. Einen Verbesserungsvorschlag hätte ich aus eigener Erfahrung anzubieten.
Die Zeiteintrags Erfassungsmaske so gestalten, dass ich die Menge, die Einheit und den Einzelpreis selbst auswählen kann. Das Summen- und Bezeichnungsfeld kann bestehen bleiben.
So habe ich die Möglichkeit, nicht immer wiederkehrende Materialkosten oder auch andere Leistungen frei einzugeben ohne diese vorher unter den "Pauschalen" fest definieren zu müssen.
Die Eingabe der vordefinierten Pauschalen soll natürlich trotzdem erhalten bleiben.
Es wäre super, wenn über diese Veränderung nachgedacht würde.
Mit freundlichen Grüßen von
Bernd Schäfer
Hallo Herr Schäfer,
vielen Dank für Ihr Feedback.
Sie haben weiterhin die Möglichkeit einen Pauschalbetrag, wie früher einzugeben, sodass Sie auch Pauschalen, die Sie nicht fest hinterlegen wollen, einpflegen können. Hierbei "fehlen" jedoch im Vergleich die Eingabefelder für Menge und Einheit und Einzelpreis. Diese Details könnten Sie aber in der Beschreibung festhalten.
Ich nehme Ihr Feedback aber gerne auf, sodass wir dies bei der zukünftigen Weiterentwicklung berücksichtigen können.
Liebe Grüße,
Vera Keßler
Kundenbetreuung
... Wirklich ein guter Schritt in die richtige Richtung. Gerne steuere ich auch einen Vorschalg hinzu: Ich würde Material- oder Pauschalenpreise gerne direkt zu einer Zeiterfassung hinzufügen. So könnte direkt zu einer z.B. Fahrzeit eine Kilometerpauschale angegeben werden, oder eine Materialpauschale für z.B. Ausdrucke usw.
Hallo Herr Stäuble,
vielen Dank für Ihre Anregung. Wie Sie schon sagen, werden Pauschaleinträge momentan nicht mit Zeiteinträgen verknüpft sondern sind eigenständige Einträge. Ich nehme Ihr Feedback aber ebenso gerne auf, damit wir in Zukunft ein Auge darauf haben können.
Liebe Grüße,
Vera Keßler
Kundenbetreuung
Liebes clockodo-Team,
vielen Dank für die neue Funktion der Pauschalen! Diese hilft mir sehr weiter und macht die Arbeit mit clockodo noch effektiver und angenehmer, als sie sowieso schon ist. Es freut mich, wenn immer wieder neue praktische Funktionen implementiert werden. Ich habe hierzu aber auch noch einen Vorschlag, der die Arbeit noch verbessern würde: Es wäre sehr hilfreich, wenn für die neuen Pauschalen eine Artikelnummer aus sevdesk hinterlegt werden kann, wie es bereits bei den Leistungen der Fall ist. So könnte die entsprechende neue Pauschale direkt bei der Rechnungserstellung mit einer Artikelnummer aus sevdesk übergeben werden. Aktuell muss bei der Übergabe an sevdesk der Pauschale manuell die passende Artikelnummer aus sevdesk ausgewählt werden.
Freundliche Grüße
Christopher Moeller
Hallo Herr Möller,
wir danken Ihnen vielmals für das Feedback.
Gerne nehmen wir Ihren Wunsch auch die Pauschalen mit Artikeln aus sevDesk verknüpfen zu können, mit in unsere Ideen auf. So können wir diesen Wunsch intern prüfen und schauen, wie wir das zukünftig implementieren können. Wir danken Ihnen sehr für die Anregung.
Liebe Grüße,
Vera Keßler
Kundenbetreuung
Liebes clockodo-Team
Seit nun sechs Jahren ist clockodo ein zentrales Tool meiner Arbeit, das ich nicht mehr missen möchte. Es ist schön immer wieder zu sehen, wie clockodo stetig und auf eine sehr gute Weise weiterentwickelt wird.
Zu den Pauschaleinträgen habe auch ich noch eine Anregung: Es wäre schön, wenn man damit auch vordefinierte Zeiteinträge erstellen könnte, also einen bestimmten Zeitwert mit dem damit verbundenen Stundenansatz. Konkret: Ich arbeite mit Administrationspauschalen, die sich nach der Gesamtzahl der geleisteten Stunden richten. Bisher habe ich diese bei Projektabschluss manuell ergänzt. Schön wäre nun, wenn ich definieren könnte, dass für die Pauschale XY z.B. automatisch 0.5 h mit dem Stundenansatz X und der entsprechenden Beschreibung dem Projekt hinzugefügt werden.
Danke und herzliche Grüsse
Hallo Herr Oppliger,
vielen Dank für Ihre Nachricht und Ihr damit verbundenes Feedback. Dieses nehmen wir natürlich gerne auf und besprechen intern, in wie fern eine solche Funktionserweiterung möglich wäre.
Liebe Grüße,
Vera Keßler
Kundenbetreuung
Hallo Clockodo-Team
Scheinbar sind pauschalen nicht in Bexio exportierbar. Woran liegt das? Steht diese Funktionalität in Kürze zur Verfügung?
Beste Grüsse
Raphael
Hallo,
vielen Dank für Ihre Nachricht.
Pauschaleinträge lassen sich nicht in das Zeitenmodul bei bexio exportieren, da hier nur reine Zeiteinträge angelegt werden können. Die Pauschaleinträge können aber in Form eines Rechnungsentwurfes an bexio übergeben werden.
Wir arbeiten aber stetig an einer Optimierung und nehmen Ihren Wunsch daher gerne auf.
Liebe Grüße,
Vera Keßler